" Työ pysyy mielekkäänä, kun tehdään uutta ja mennään eteenpäin", perustelee EM Groupin maksuliikenneasiantuntija Marjo Heino. Hän vastaa konsernin maksuliikenteestä ja likviditeetin hallinnasta ja siten myös siitä, että SEPA-valmiudet ovat kunnossa silloin kun pitää.

SEPA-suunnitteluun EM Groupissa tartuttiin jo 2007. Työssä on edetty johdonmukaisesti, vaikka tiedot taloushallintoon linkittyvien järjestelmien SEPA-valmiuksista ovat olleet matkan varrella hyvinkin epäselviä. Heinon mukaan edelleenkään ei ole varmuutta esimerkiksi siitä, milloin kaikki taustajärjestelmien toimittajat saavat SEPA-päivityksensä kuntoon - vai toteuttavatko ne niitä ollenkaan.

"Selvät sävelet saimme vain palkkajärjestelmästämme, se SEPA-päivitetään syksyllä 2010."

Marjo Heinon mukaan EM Group halusi varmuuden toimivista SEPA-maksuista hyvissä ajoin ennen kuin siirtymäaika Suomessa päättyy vuoden 2010 lopussa.

"Emme voineet odottaa epävarmuudessa emmekä missään tapauksessa halunneet jäädä mahdollisen ruuhkan jalkoihin loppuvuonna 2010. Vakaa ja ajanmukainen maksuliikenne kertoo sekin yrityksen tavasta suhtautua toimittajiinsa ja asiakkaisiinsa."

"Siihenkin on varauduttava, ettei SEPA ole ollenkaan tällä selvä. Lisää järjestelmämuutoksia on tiedossa, ja niissäkin pyrimme olemaan ajan hermolla."

EM Groupin SEPA-projektin käytännön toteutus yhdessä OpusCapitan kanssa alkoi syksyllä 2009. Työn pohjana oli OpusCapitan laatima SEPA-siirtymäsuunnitelma.

Ja kun muutoksiin kerran tartuttiin, päätettiin samalla uusia myös laitekantaa. EM Group investoi uuteen virtuaalipalvelimeen, jolle asennettiin konsernin talouden palvelukeskuksen (financial shared service) käyttöön täysverinen SEPA-ajan maksatusohjelma OpusCapita Payments Plus.

Ohjelmistolla operoidaan konsernin maksatus Suomessa ja Virossa. Muut kansainväliset yksiköt hoitavat maksuliikenteensä itsenäisesti. EM Group toimii yhteensä 19 maassa Euroopassa ja Aasiassa.

OpusCapita konvertoi yhteensä kuudesta järjestelmästä tulevat aineistot SEPA XML -muotoon: konsernin kolmesta toiminnanohjausjärjestelmästä, kahdesta palkkajärjestelmästä sekä matka- ja kulunhallintajärjestelmästä.

"Näin toimitaan, kunnes ERP-järjestelmistä viimeinenkin on saanut SEPA-päivityksensä."

Pankit mukaan porrastetusti

Marjo Heinon mukaan EM Groupin SEPA-projektissa on toiminut vanha totuus. Järjestelmämuutokset onnistuvat, kun molemmat osapuolet hoitavat osuutensa: varaavat resurssit ja valmistautuvat tekemään töitä. Hyvää ei saa ilman, että haluaa nähdä vaivaakin sen eteen.

Heino itse muun muassa testasi pari viikkoa oikeilla maksuaineistoilla Payments Plus -ohjelmistoa ja SEPA XML -aineistojen läpimenoa pankkiin. EM Group aloitti SEPA -maksujen lähettämisen Nordeaan, vaikka toisessa sen pääpankeista valmiuksia ei vielä ollut. Ne saadaan vasta syksyllä 2010. Siihen asti OpusCapita lähettää maksut myös LMP- ja LUM2 -tiedostomuodoissa vanhan PATU-kanavan kautta pankkiin.

"Missään vaiheessa uusissa aineistoissa ei ole ollut vikaa ja yhteys pankkiin on toiminut moitteetta. Häiriöitä on ollut ainoastaan joissakin Keski-Eurooppaan menneissä maksuissa. Raha on palautunut meille, kun paikallinen pankki ei ole pystynyt vastaanottamaan XML-aineistoa."

EM Groupin talouden palvelukeskuksesta lähtee kuukaudessa noin 5700 maksua. Näistä suurin osa on nyt SEPA-maksuja. Ulkomaanmaksujen hintaisia, euromaksualueen ulkopuolelle meneviä tai muita kuin eurovaluuttamaksuja on hyvin vähän.

Kaikki SEPA-maksut käsitellään samalla tavalla, ne kulkevat samassa formaatissa, samaan kotimaanmaksun hintaan, saman clearing-keskuksen kautta ja yhtä nopeasti.

"Hyöty on heti tuhansia euroja vuodessa. SEPAn myötä meillä on myös mahdollisuus miettiä, voisiko EU-maissa eurovaluutalla toimivien tytäryhtiöidemme rahaliikenne kulkea keskitetysti Suomen palvelukeskuksen kautta. Jo nyt saamme tänne tyttärien tilitiedot ja seuraamme niiden likviditeettiä."

Lisää