Messuilla ja maksuliikenteessä kaikkien aikojen vauhtivuosi

Suomen Messut -konsernin maksuliikenteessä käsiteltiin viime vuonna ennennäkemättömän pitkiä tiliotteita ja maksutapahtumasumia. Maksuliikenteen hoitaja Sirpa Sihvonen selvitti ne suvereenisti, apunaan OpusCapitan Sisäinen pankki.

Painetta Suomen Messujen maksuliikenteeseen toi kaikkien aikojen vilkkain messu- ja tapahtumasesonki. Sen aikana järjestettiin 80 messut ja yli 1700 kokousta ja kongressia. Helsingin Messukeskukseen myös valmistui yhtiön historian suurin investointi, keskuksen seitsemäs näyttelyhalli. Lisää näyttelytilaa tuli parin jalkapallokentän verran.

Sirpa Sihvosen mielestä OpusCapitan Sisäisen pankin hyödyt konkretisoituivat hyvin mittavan rakennushankkeen aikana.

− Kun maksuun tuli isoja rakennuslaskuja, hajautetussa järjestelmässä olisi ollut työlästä miettiä miltä tileiltä niitä milloinkin maksetaan ja paljonko eri tileiltä on pankkien kautta siirreltävä, että saadaan potti kasaan.

Näin ei tarvinut toimia, sillä sisäisessä pankissa konsernin sisäisiä tapahtumia ja tilejä hallitaan keskitetysti eivätkä yksiköiden väliset sisäiset maksut kierrä ulkoisen pankin kautta.

Suomen Messut -konserniin kuuluu emoyhtiön eli Suomen Messut Osuuskunnan lisäksi viisi tytäryhtiötä. Sirpa Sihvonen vastaa niiden kaikkien maksujen käsittelystä ja viennistä kirjanpitoon.

OpusCapitan Sisäisessä pankissa tytäryhtiöillä on omat sisäiset alatilinsä. Ulkoiset maksunsa tyttäret lähettävät Sisäiseen pankkiin, jossa Sirpa Sihvonen maksaa ne valitsemiltaan emon ulkoisilta pankkitileiltä. Konsernin sisäinen maksuliikenne ei kierrä pankkien kautta, vaan tapahtumat kirjataan Sisäisessä pankissa. Emon pankkitilien kautta vastaanotetaan myös kaikki konsernin yksiköille pankkeihin saapuvat maksut.

− Kaikki lähtevä ja saapuva raha kulkee minun ja OpusCapitan kautta ja niin on oltavakin, että maksuliikenne sujuu ja tyttärien rahatilanne on reaaliajassa talousjohdon ja kirjanpito-osaston tiedossa. Kassasuunnittelu ja rahan liikuttelu on joustavaa eikä turhia kustannuksia synny.

"Miten meillä toimittiin ennen OpusCapitaa?"

Ennen OpusCapitan Sisäistä pankkia Suomen Messut -konsernin käytössä oli 16 ulkoista pankkitiliä.

− Silloinen kassanhoitaja oli usein kuulemma lähes epätoivoinen. Ei ihme, sillä tilimäärä oli hirveän iso päivittäin hallittavaksi ja teetti valtavasti aivan perusrutiinityötä, Sirpa Sihvonen huokaa.

Sisäisen pankin myötä ulkoisia pankkitilejä on nyt käytössä kolme, ja maksujen käsittelyssä apuna on Sisäisen pankin automatiikka. OpusCapitan automatiikan avulla lähtevät maksut kohdentuvat suoraan tytäryhtiöiden sisäisille tileille. Saapuvat suoritukset ohjautuvat tiliotteiden ja viite-erittelyjen perusteella oikeiden tyttärien tileille. Emo- ja tytäryhtiöiden tilitapahtumien tiliöinti tehdään OpusCapitan automaattitiliöintien avulla.

− Taustalle tehty automatiikka on edellyttänyt tiukkaa määrittelytyötä, mutta se kannattaa. Kun työ on kerran tehty, ajansäästö on valtava.

Sirpa Sihvonen sanoo, että OpusCapitan kanssa rutiinityön käsitekin on saanut uuden myönteisen merkityksen.

− Esimerkiksi kun aamuisin haen tiliotteet pankeista, käsittelen ne ja luen viitteet sisään, työt etenevät päivittäin toistuvalla rytmillä, johon OpusCapita on tuonut selkeän toimintamallin. Joskus oikein mietin, miten tämä kaikki oikein tehtiin ennen OpusCapitaa?.

Suomen Messut
Suomen Messut on Suomen johtava messujärjestäjä ja näyttely- ja kongressitilojen vuokraaja. Konserniin kuuluvat Suomen Messut Osuuskunta sekä tytäryritykset Suomen Videoviestintä SVV Oy, Standiman Oy, Expomark Oy, Helsingin Messut Oy ja Kiinteistö Oy Wanha Satama. Konsernin liikevaihto vuonna 2011 oli 52,9 miljoonaa euroa ja työntekijöiden määrä keskimäärin 257.