Autamme niitä, joita muut eivät auta

 

Diakonissalaitoksen konsernin talousosasto on käynyt vuoden aikana läpi isoa järjestelmäuudistusta. Koko järjestelmäpaletti ajateltiin tavoitteiden pohjalta uusiksi. Siinä mylläkässä myös osa järjestelmistä vaihtui. Perusjärjestelmäksi valittiin Microsoft Nav, rahaliikenteeseen ja kassaennustamiseen OpusCapita. Järjestelmäuudistus tehtiin yhteistyössä Visma Services Oy:n kanssa, joka on jo useamman vuoden tarjonnut taloushallinnon palveluja tytäryhtiöistä suurimmalle eli Diacor Terveyspalvelut Oy:lle.

"Osa järjestelmistämme oli aika vanhoja, ja siitä seurasi jo ihan teknisiäkin ongelmia."

"Suurin syy uudistukseen oli kuitenkin halu saada kokonaisuus paremmin hallintaan, yhtenäistää tekemisiä ja suoraviivaistaa prosesseja, ettei byrokratiaan menisi niin paljon aikaa", kertovat talouspäällikkö Eija Kaukonen ja pääkassa Paula Heikkinen.

Säätiön diakoniapalvelut auttavat asunnottomia, vanhuksia, päihdeongelmaisia ja tukiverkkojen silmukoista pudonneita lapsiperheitä ja nuoria. Diakoniaopiston koulutuksiin osallistuu noin 2500 henkilöä vuosittain. Terveyspalveluja tuottaa Diacor, jonka liikevaihto on noin puolet konsernin tuotoista. Diakonissalaitoksen Hoiva tuottaa palveluja pääsääntöisesti ikääntyneille sekä ylläpitää Diakonissalaitoksen sairaalaa. Sosiaalinen yritys Diakoniset Kiinteistöpalvelut tuottaa kiinteistöhuoltopalveluja konserniyhtiöille. Säätiö omistaa myös lukuisia pieniä kiinteistöyhtiöitä.

Asiakkaita ovat muun muassa pääkaupunkiseudun kunnat ja kaupungit, jotka ostavat Diakonissalaitokselta palveluita vaikeasti autettaville, sekä yksityishenkilöt.

Toiminnan monitahoisuus värittää myös talousosaston toimintaa.   

"Rahaliikenteen yhtenä erityispiirteenä on, että tilejä on paljon. Virrassa kulkee isojen erien rinnalla runsaasti pieniä maksuja ja tuotot kertyvät monesta lähteestä. Palvelut ovat usein kodinomaisia, joten meillä on myös monia käteiskassoja."

Vaiheittain eteenpäin

Kirjanpito-, osto-, myynti- ja matkalaskujärjestelmien lisäksi talousosaston hoidossa on vuokrareskontra, ja eri toiminnoilla on omat asiakashallintajärjestelmänsä. Tavoitteena on, että tiedot järjestelmien välillä kulkisivat mahdollisimman automatisoidusti.

Järjestelmäuudistus eteni vaiheittain, ja samanaikaisesti uudistettiin tilikartta. OpusCapita otettiin käyttöön ensimmäiseksi.

"Valitsimme rahaliikenteen pilotiksi, koska se oli selkeä erillinen kokonaisuus, josta uudistus oli hyvä aloittaa."

Konsernin talousosaston 10-henkinen joukko suhtautui positiivisesti uudistuksiin, ja uuden rahaliikennejärjestelmän omaksuminen sujui kassatiimiltä Paula Heikkisen mukaan yllättävänkin kivuttomasti.

"Ohjelmiston näkymä ja toimintalogiikka ovat sellaiset, että oikeat tavat toimia on helppo hahmottaa ja järjestelmä tukee uuden oppimista."

Kassaa ennustamaan  

Prosessien sujuvoittamisen lisäksi uudistuksella tähdättiin konsernin kassaennustamisen kehittämiseen. Työkaluksi valittiin OpusCapitan Liquidity, joka otettiin käyttöön keväällä.

"Vaikka vasta opettelemme, jo nyt on selvästi nähtävissä, että se tulee olemaan meille hyödyllinen", Eija Kaukonen sanoo.

"Saamme jatkossa automaattisesti toteumatiedot, luotettavat ennusteet ja vertailut, ja pystymme ennustamaan kassatilannetta sekä lyhyellä että pitkällä tähtäyksellä. Tytäryhtiöiden kirjanpitäjät ovat myös kiinnostuneita saamaan entistä luotettavampaa ennustetietoa omien yhtiöidensä johdon käyttöön."

"Excel-hässäkän väheneminen merkitsee myös tuntuvaa ajansäästöä."

Selkeä suunnitelma, napakka toteutus

"Etukäteen ajatellen hankkeen laajuus ja suhteellisen nopea käyttöönottoaikataulu vaikuttivat kunnianhimoisilta. Mutta hyvin olemme selviytyneet", sanovat Eija Kaukonen ja Paula Heikkinen - ja koputtavat varmuuden vuoksi puuta.

Diakonissalaitoksen päässä uudistuksen tavoitteet oli yhdessä mietitty ennen projektin käynnistymistä, Eija Kaukonen piti langat käsissään, osaava tiimi venyi tarpeen mukaan ja atk-osasto antoi apuaan teknisissä kysymyksissä.

Kaukonen kiittää omiaan, ja myös yhteistyö OpusCapitan kanssa sujui mutkattomasti. Erityiskiitokset saa projektinjohto:

"Meillä oli koko ajan hyvä dialogi OpusCapitan kanssa. Asiat etenivät suunnitellusti, ja vaikka projektin eri vaiheissa mukana oli monia ihmisiä, tieto tuntui kulkevan OpusCapitan sisällä ja jokainen tiesi tehtävänsä", Eija Kaukonen sanoo.

Paula Heikkinen oli pääkäyttäjän ominaisuudessa Kaukostakin tiiviimmin yhteydessä OpusCapitaan.

"Ylipäätään oli tuntu, että siellä oltiin oikeasti kiinnostuneita meistä ja tarpeistamme. Se loi luottamusta ja varmuutta prosessin eri vaiheissa."


Helsingin Diakonissalaitos on 144-vuotias yleishyödyllinen säätiö, joka tarjoaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja sekä näiden alojen koulutusta.

Konsernin palveluksessa on noin 1600 henkilöä, heistä puolet työskentelee tytäryhtiöissä. Konsernin toiminnan tuotot ovat noin 120 miljoonaa euroa. www.hdl.fi

Lisää uutiskirjeitä