Kun kevät saapuu ja rakennusmiesten lukumäärä katukuvassa lisääntyy, vilkastuu myös työtahti kansainväliseen Icopal-konserniin kuuluvan Icopal Holding Oy:n taloushallinnossa. Kattojen ja vesieristysten valmistus ja urakointi on hyvin kausiluontoista.

- Likviditeettivaihtelut ovat isoja ja tulevat aika nopeasti. Siksi on tärkeää, että pystymme reagoimaan ripeästi ja keskustelemaan tarvittaessa emoyhtiön kanssa, miten asiat ratkaistaan, kertoo talousjohtaja Timo Kostiainen.

Icopal Oy polkaisi käyntiin myös konsernin Venäjän-liiketoiminnan,jonka myyntitoiminnot siirtyivät viime vuoden lopulla tanskalaisen emoyhtiön alle. Muutama vuosi sitten suomalaisten yhtiöiden taloushallinto keskitettiin Espooseen, ja sinne on myös suunniteltu Baltian yhtiöiden maksuliikenteen ja kassanhallinnan siirtämistä.

Sitoutunut pääoma minimiin

Icopalin rahoitushallinto on luottanut OpusCapitan rahaliikenteen ja kassanhoidon ohjelmistoihin jo 80-luvulta. Muutaman viime vuoden ajan käytössä on ollut myös kassanhallinnan OpusCapita Liquidity Management-ohjelmisto. Hyvällä kassa- ja likviditeettisuunnittelulla yhtiö pystyy esimerkiksi hyödyntämään kaikki maksuehdot, joissa on kassa-alennuksia.

- Sitoutuneen pääoman määrä on olennainen asia, koska meillä konsernissa lasketaan sisäistä korkoa. Jos me pystymme pienentämään sitoutunutta pääomaa miljoona euroa, niin kuuden prosentin korolla se tarkoittaa 60 000 euron säästöä. Tämä miljoona on hyvällä suunnittelulla hoidettavissa, ja suunnittelua tukeva väline on Liquidity Management-ohjelmisto, Kostiainen havainnollistaa.

Automatiikka vähentää työtaakkaa

Sesongin koittaessa myös kassanhoitaja Ulla Häkkisen työsarka kasvaa, ja samalla työkalujen käyttäjäystävällisyys nousee arvoonsa.

- Liquidity Management on järjestelmänä todella hyvä ja joustava. Teen sillä lähinnä kassaennustetta sekä jonkin verran budjetointia ja toteumaseurantaa. Ohjelmistoa käytetään lisäksi valuuttapositioiden hallintaan sekä luonnollisesti raportointiin.

Häkkinen kiittää ohjelmiston nopeuttaja yhteensopivuutta muihin järjestelmiin: esimerkiksi myyntisaatavat ja muut reskontratiedot päivittyvät suoraan ohjelmistoon. Työmäärä pysyy kohtuullisena, vaikka hallittavana on usean yrityksen kassa.

Parinkymmenen vuoden kokemuksella Ulla Häkkinen on ollut tyytyväinen myös OpusCapitan palveluihin.

- Vastaukset ohjelmiston toimintaa koskeviin kysymyksiin tulevat yleensä saman päivän aikana. Viimeksi yhteydenpidossa käytettiin GoToAssist-etähuoltopalvelua, jossa OpusCapitan asiantuntija sai näkyviin Icopalin kassanhallinnan ruudun ja pystyi suorittamaan tarvittavat muutokset etätyönä Tampereelta. Ulla Häkkinen seurasi tapahtumia työpisteeltään Espoossa.

- Kätevää, kun ei tarvitse ajaa pitkää matkaa vain parin asetuksen vuoksi, hän toteaa.

Katse budjetista kassavirtaan

Ulla Häkkinen laatii yritysten kassabudjetit käyttäen viitetietona Liquidity Managementin tuottamia edellisvuoden toteumatietoja. Pelkällä budjetilla ei kuitenkaan pitkälle pötkitä:

- Budjetin laatiminen etukäteen ei loppujen lopuksi ole hirvittävän relevanttia, sillä liiketoiminnan kausiluontoisuus muuttaa aika paljon suunnitelmia - jos ajattelemme bisneksen alkavan huhtikuussa ja se alkaakin vasta toukokuussa, vaikutus on todella iso kassanhallinnan kannalta.

- Tärkeämpää on nähdä, mihin suunta on kehittymässä ja pystyä reagoimaan nopeasti, Timo Kostiainen määrittelee.

Kassavirran tarkkaa seuraamista budjetin sijaan painotetaan tanskalaisen emoyhtiön tasolta asti. Kullakin liiketoiminta-alueella on nähtävä, miten likviditeetti kehittyy ja mitkä syyt ovat.

- OpusCapitan avulla me pystymme näkemään nämä muutokset ja reagoimaan niihin nopeasti. Analysoimme reskontran ja katsomme, miten myynti ja maksut kehittyvät. Ostopuolella pyrimme pidentämään maksuehtoja ja myynnissä toisin päin. Pyrimme ajamaan mahdollisimman pienillä varastoilla.

Icopal Oy hoitaa kassanhallintansa täysin itsenäisesti ja ainoastaan raportoi likviditeettitilanteesta emoyhtiölle Tanskaan. Keväisin, alilikviditeetin aikaan, lainataan emolta rahaa, ja syksyllä sitä puolestaan riittää sijoitettavaksi.

- Jos meidän emoyhtiöllämme olisi Liquidity Management -ohjelmisto käytössä, se pystyisi jatkuvasti näkemään, mikä Suomen tilanne on. Vielä toistaiseksi sitä ei ole toteutettu.

Kassavirtaraportilta käytännön toimiksi

Kokonaisuudessaan OpusCapitan likviditeetinhallinnan ratkaisu on täyttänyt Kostiaisen ja Häkkisen sille asettamat toiveet. Vaihtoehtona esimerkiksi taulukkolaskentaohjelma ei houkuttele.

- Jos miettii moniyritysympäristön hallintaa ilman tätä järjestelmää, niin olisi se huomattavasti vaikeampaa. Joka yrityksestä pitäisi kerätä tiedot ja laittaa taulukkoon, kyllä siinä duunia riittäisi. Ja koko ajan pitäisi päivittää, Timo Kostiainen pyörittää päätään.

- Liquidity Managementissa saamme koko konsernin yhteen raporttiin ja näemme eri yritysten tilanteet. Myös virhemahdollisuudet ovat pienemmät, sillä ohjelmisto tarkistaa automaattisesti muun muassa tilinumerot.

Icopal Oy:n lähitulevaisuuden painopiste on kassavirran kehittymisen ennustaminen. Taloushallinnon perustietojärjestelmän päivityksen jälkeen myös Liquidity Managementista saadaan entistä enemmän irti - esimerkiksi kassaennuste saadaan vielä tarkemmaksi.

- Kassanhallinnan keskittäminen on ollut selvästi fi ksu idea. Seuraavaksi haluamme hyödyntää raportteja entistä paremmin operatiiviseen toimintaan. OpusCapitan järjestelmä tukee ajatusmaailmaamme hyvin, Kostiainen arvioi.