Sisäinen kauneus ratkaisee ohjelmistovoittajankin

Jos ohjelmistoilla olisi Miss Maailma -kisat, OpusCapitan uusi Arkisto olisi varma voittajasuosikki. Sovellus näyttää uudelta ja modernilta, mutta sen varsinainen valtti on - kuten sanonta kuuluu vastaavissa kilpailuissa - sisäinen kauneus. Toiminnoissaan Arkisto on markkinoiden helppokäyttöisin.

Hawcon tilit Oy:n toimitusjohtajaa Henna Mäkistä uusi Arkisto innostaa kovasti.

- Se on todellinen 2000-luvun työväline. Kun en ole tietokantanikkari, en tiedä mitä ohjelmiston taustalla on tapahtunut. Mutta sen koen päivittäin, että järjestelmä toimii aiempaa tehokkaammin: se on ketterämpi, kauniimpi ja loogisempi.

Hawcon otti uuden OpusCapita Arkiston käyttöönsä kevättalvella 2010, heti kun ohjelmisto vain oli saatavissa. Yritys on aina tarttunut aktiivisesti uuteen ja yhtenä alansa edelläkävijöistä tilitoimisto on kehittänyt pk-yrityksille soveltuvaa täysin sähköistä talouspalvelujen toimintamallia. OpusCapita Arkisto on tärkeä osa tätä järjestelmäkokonaisuutta.

Kaikki Hawconin asiakkaiden tositeaineistot käsitellään sähköisesti. Sähköiseen arkistoon menevät niin tiliotteet, kassakladit, viitteet kuin ostolaskutkin. Jatkossa aineistoa tulee vielä lisää, sillä OpusCapitan tuottamien dokumenttien lisäksi Arkistoon viedään myös muita dokumentteja.

- Arkistoimme OpusCapitassa myös myyntilaskuja, kirjanpidon raportointia ja muita pdf-aineistoja heti, kunhan saamme liittymät näistä osajärjestelmistämme valmiiksi loppuvuoden aikana.

Ykkösvaatimus: helppoja hakuja

Arkiston keskeisin toiminnallisuus on dokumenttien haku. Siksi sen on oltava yksinkertaista.

- Tämä käytettävyysvaatimus korostuu meillä erityisesti, sillä ohjelmistoa hyödyntävät monenlaiset käyttäjät: omat talouden ammattilaisemme, asiakkaamme ja tilintarkastajat. Heidän kaikkien on osattava toimia järjestelmässä. Ja aikaa luonnollisesti säästyy kaikilta, kun tiedot löytyvät kahdella hiiren klikkauksella kahdentoista sijaan, Henna Mäkinen sanoo.

Arkistossa on nyt kaksi hakutapaa: hakusanoilla toimiva pikahaku sekä täsmähaku, joka edellyttää jo jotakin tietoa etsittävästä dokumentista. Googlemainen pikahaku on Henna Mäkisen mukaan tärkeä parannus. Tietoihin päästään kiinni monesta suunnasta. Se tuo väljyyttä, mutta samalla varmuutta hakuihin, joihin esimerkiksi tilitoimiston asiakkailla ei välttämättä heti ole antaa täysin tarkkoja hakutietoja.

- Mainio uusi yksityiskohta ovat tallennetut hakutulokset. Tehtyäni ison joukon hakuja voin nähdä kaikki löytämäni tulokset yhdestä ikkunasta. Hyvin kätevää, että hakutulos säilyy joukkona, jota voi käsitellä ja järjestellä.

Välttämätöntä: selainkäyttöisyys

Hawconin asiakkaista iso osa toimii pääkaupunkiseudulla, mutta myös eri puolilta Suomea. Tilitoimistolla itsellään on toimipisteet Espoossa ja Kotkan Karhulassa. Selainkäyttöinen Arkisto on kuin tehty paikkariippumattomaan toimintaan.

Kaikki ne, joilla on Arkiston käyttöoikeudet, pääsevät sinne internet-selaimella. Henna Mäkisen mukaan tällöin on tärkeää, että ohjelmiston käyttöoikeuksia voidaan rajata joustavasti.

- Kun automaation määrä kasvaa, korostuu ohjaustietojen määrittämisen helppous. Hyödynnämme paljon Arkiston käyttöoikeuksien jakoa. Ohjelmistoon saa tehtyä valmiita ohjauksia ja hakuryhmiä siitä, kenelle ja mitä tietoa tulee näkyviin.

Tilintarkastajan työtä voidaan sujuvoittaa entisestään esimerkiksi tekemällä hänen käyttäjätunnukselleen malli, joka listaa tietyn yrityksen ostolaskut tietyltä ajanjaksolta. Tällöin tilintarkastaja saa yhdellä napinpainalluksella luettelon laskuista käyttöönsä.

- Uusi Arkisto kokonaisuudessaan ilahduttaa varmasti tilintarkastajia, esimerkiksi audit trail tulee esiin entistä selkeämmin. Muun muassa kaikki tiettyä laskua käsitelleet henkilöt listautuvat automaattisesti näkyviin omaan ikkunaansa.

Tarvitaan myös: toimivat etäpalvelut

OpusCapita Arkisto asennettiin Hawconille samassa yhteydessä kun yrityksen koko palvelinympäristö päivitettiin. OpusCapita hoitaa myös Hawconin rahaliikenteen, kassaennusteet ja ostolaskujen käsittelyn, ja kaikki OpusCapita-ohjelmistot asennettiin etäyhteyden kautta.

Työhön varattiin yksi päivä, ja seuraavana päivänä OpusCapita-asiantuntijat olivat omissa toimipisteissään hawconilaisten käytettävissä tarvittaessa.

- Emme halua järjestelmäpuolelle minkäänlaisia pullonkauloja, emme edes huolto- tai asennusasioihin. Etäpalvelut toimivat hyvin ja säästävät kaikkien aikaa. Ei meistä kukaan ole OpusCapitan asentajaa viisaampi. Ei auta yhtään, vaikka seisoisimme itse fyysisesti täällä Hawconissa asentajan selän takana tarkkailemassa, Henna Mäkinen toteaa.

Lue myös:
OpusCapitasta maailman käyttäjäystävällisin talousohjelmisto