Dokumenttien digitaalinen käsittely tuottaa tyytyväisiä loppuasiakkaita

Digitoimme dokumenttien käsittelyprosessisi. Niin yrityksesi toiminta tehostuu, saat paremman kokonaiskuvan dokumenttien hallinnasta sekä säästät aikaa ja kustannuksia.

Huolehdimme siitä, että digitaalisten dokumenttien hallinta sujuu vaivattomasti. Ei enää lomakkeita, jotka pitää tulostaa allekirjoitettaviksi, ei puuttuvien paperien manuaalista hakemista eikä henkilötietojen metsästystä. Vain toimivia, hallittuja sähköisiä työnkulkuja.

Lopputuloksena saat tyytyväisempiä loppuasiakkaita. Sillä, jos prosesseihisi liittyy paljon erilaisia dokumentteja ja niiden käsittelyä, kuten esimerkiksi hakemuksia ja hyväksymisiä, sopimuksia, vahinkoilmoituksia tai vaatimuksia, tai vaikkapa asiakaspalautteita, huomaat valtavan eron, kun käsittely on digitaalista. Lopputuloksena käsittely on tarkempaa ja pysyy aikataulussa - ja siitä asiakkaasi varmasti pitävät. Lupaamme sen.

Dpa Services Picture FI 1

Paperipohjaisen viestinnän tulostus ja jakelu hoidetaan iPost-järjestelmässä. Se on nopea ja kustannustehokas ratkaisu kaikenlaiseen viestintään: laskujen, palkkatositteiden ja vakuutustietojen lähettämiseen tai markkinointiviestintään.

Lähetitpä kuukaudessa satoja tai jopa kymmeniätuhansia kirjeitä, saavutat asiakkaasi kätevästi ja kustannustehokkaasti iPost-järjestelmän avulla. iPost on toimiva ratkaisu kaikenkokoisille organisaatioille. iPost-asiakirjat voidaan lähettää mustavalkoisina tai värillisinä ja niissä voidaan käyttää vakiopohjia ja standardoitua materiaalia. Lisätietoa iPost Letter -palvelusta on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Suomalaisyritykset voivat tilata iPost Letter -palvelun osoitteesta www.ipost.fi.

Lisäpalvelut:

  • Printer Driver
  • Portals
  • eArchive
  • Connect

Printer driver – optimoi resurssit ja säästää kustannuksia 

Tämä iPostin lisätoiminto vähentää kirjeiden lähettämiseen kuluvaa aikaa ja kustannuksia. Printer Driver säästää resursseja sekä tulostus- ja postituskustannuksia, vähentää yrityksen hiilidioksidijalanjälkeä sekä helpottaa yrityksen brändi- ja viestintästrategian noudattamista.

Printer Driver -sovellus asennetaan tulostimeksi yrityksen verkkoon, jolloin kirjeitä voidaan lähettää iPostin normaalin tuotantovirran kautta.

Lisätietoa Printer Driver -palvelusta on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Esign on digitaalinen allekirjoituspalvelu, joka auttaa digitoimaan yrityksen liiketoimintaprosessit. Tietojen laatu paranee ja prosessit toimivat nopeammin ja luotettavammin. Voit valita palvelusta joko tarvitsemasi tai kaikki toiminnot. Palvelu mahdollistaa allekirjoittamisen sormella, tekstiviestillä ja pankkitunnuksilla kaikilla laitteilla. Palvelun sisältö:

  • Verkkolomakkeet – lomakkeet voidaan täyttää ja allekirjoittaa verkossa ja lähettää välittömästi.
  • Dynaamiset lomakkeet – tekstin eri osioita voidaan muuttaa omavalinnaisesti, mikä vähentää monien erilaisten mallien tarvetta.
  • Allekirjoitus tiskillä – asiakkaat voivat allekirjoittaa dokumentin jo heti ensitapaamisella, esimerkiksi myymälässä ipadilla. Allekirjoitetun dokumentin kopio lähetetään sähköpostitse suoraan asiakkaalle ja tallennetaan samalla omaan järjestelmäänne.
  • Tunnistus pankkitunnuksilla – asiakkaan tunnistaminen. Pankkitunnusten avulla voit tunnistaa asiakaspalveluun soittavan asiakkaan. Tunnistuksen jälkeen voit antaa puhelimessa tietoja, joita et olisi muuten voinut antaa rikkomatta esimerkiksi henkilötietolakia.

Esign-palvelu voidaan integroida Document Manageriin, jolloin tiedät aina tarkasti, missä vaiheessa mikin asiakirja on.
Lisätietoa esign-palvelusta on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Lisäpalvelut:

  • Earchive
  • Document Manager

 

Digitointipalvelumme kattaa koko prosessin: asiakirjojen vastaanoton, muuntamisen sähköisiksi sekä arkistoinnin. Skannauspalvelumme käsittelee monipuolisesti eri aineistomuodoissa olevia materiaaleja. Huolehdimme esimerkiksi pankki- ja vakuutusalan asiakirjoista ja palvelemme sekä julkista että yksityistä sektoria. Yleisimpiä digitoitavia asiakirjoja ovat erilaiset sopimukset, hakemukset, lomakkeet ja tutkimusvastaukset.

Teemme manuaalisesta asiakirjojen hallinnasta automaattista ja sähköistä. Näin järjestelmissä olevan datan laatu paranee ja asiakirjat ovat aina helposti saatavilla ja käytettävissä. Voimme luvata, että asiakirjojen käsittely nopeutuu ja koko prosessi tehostuu huomattavasti.

Lisätietoa Digitizing-palvelusta on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Lisäpalvelut:

  • Document Manager
  • Esign

Email Receiving -palvelu mahdollistaa asiakirjojen vastaanottamisen sähköpostiviestin liitteenä. Liite ja viestin teksti muunnetaan standardoituun sähköiseen muotoon. Sen jälkeen tiedot ekstrahoidaan, validoidaan ja todennetaan, minkä jälkeen asiakkaalle lähetetään sähköinen kuva asiakirjasta ja kerätyistä tiedoista ennalta määrätyssä muodossa. Tietoja voidaan sen jälkeen käsitellä halutulla tavalla.

Lisätietoa email Receiving -palvelusta on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Lisäpalvelut:

  • Document Manager
  • Esign

Document Manager käsittelee (lisää, tallentaa, arkistoi, jakaa, muokkaa ja luo työvirtoja) kaikkien dokumenttiprosessien kaikkia asiakirjoja ja toimittaa ne pilveen. Kaikki hoidetaan tietenkin asiakirjojen arkistointia koskevien lakien ja määräysten mukaisesti. Löydät aina etsimäsi asiakirjat riippumatta alun perin käyttämästäsi järjestelmästä.

Lisätietoa Document Manager -palveusta on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Lisäpalvelut:

  • Esign
  • Email receiving

Earchive mahdollistaa kaikkien dokumenttien arkistoinnin samassa paikassa. Helppokäyttöisen verkkokäyttöliittymän avulla arkistointitarpeesi hoituvat nopeasti, joustavasti ja kustannustehokkaasti.

Earchive lisää tuottavuutta ja vähentää samalla dokumenttien hallinnan, arkistoinnin ja etsimisen kustannuksia.

Kun asiakkaasi sitten soittavat, löytävät asiakaspalveluammattilaisesi heti oikean dokumentin. Tämä jos mikä säästää aikaa ja molempien osapuolten hermoja.

Lisätietoa earchive-palvelusta on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Customized Print on tehokkaaseen asiakasviestintään suunniteltu muuntelukykyinen tulostuspalvelu mustavalkoisten tai värillisten tulosteiden tulostamiseen. Palvelussa asiakas voi itse valita asiakirjojen ulkonäön, materiaalin, liitteet ja jälkikäsittelyn.

Lähetitpä laskuja, palkkatositteita, rahtikirjoja, tiedotteita tai markkinointiviestejä, autamme sinua viestimään laadukkaasti ja oikea-aikaisesti ja samalla aikaa ja kustannuksia säästäen.

Lisätietoa Customized Print -palvelusta on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Lisäpalvelut:

  • Earchive
  • Connect

Portaali on kuluttajille ja organisaatioille tarkoitettu sähköpostilaatikko, jonka kautta voidaan vastaanottaa ja arkistoida kätevästi viranomaisten ja yritysten lähettämiä sähköisiä viestejä. Palvelun käyttäjiksi rekisteröityneet yritykset voivat lähettää vastaanottajan sähköiseen postilaatikkoon laskuja, tilausvahvistuksia ja muita asiakirjoja.
Portaalin käyttöönotto ja vastaanottajien rekisteröinti vaihtelee maittain. Suomessa portaalipalvelun tarjoaa Posti, Norjassa Bring ja Tanskassa postnord. Ruotsissa teemme portaaliratkaisuissa yhteistyötä Kivran kanssa.

Opuscapita voi tällä hetkellä lähettää asiakirjoja seuraavien portaalien kautta:
(Linkkien kautta löytyy loppukäyttäjille tarkoitettua tietoa portaaleista.)

Netposti (FI) www.netposti.fi

Digipost (NO) www.digipost.no

Eboks (NO) www.e-boks.no

Kivra (SE) www.kivra.com

 Lisätietoa portaaleista on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Ota viestinnän ohjakset käsiisi ja käytä Connect-työkalua lisämyyntiin ja asiakasuskollisuuden parantamiseen. Connectin avulla voit tehostaa asiakasviestintääsi ja kohdistaa sen asiakkaillesi entistä paremmin.
Valitse omiin tarpeisiisi parhaiten sopiva ratkaisu:

Connect Basic – voit lisätä tavanomaiseen viestintään, esim. Kuukausilaskuun, liitteen myös aivan viime hetkellä. Sama liite lähetetään kaikille vastaanottajille seuraavalla lähetyskerralla.

Connect Basic Plus – liitteet voidaan segmentoida eri kohderyhmille, jolloin vastaanottajat saavat aina juuri heille kohdistettuja tietoja.

Connect Premium – tässä voit lisätä päädokumenttiin segmentoituja bannereita. Näin voit kohdistaa tärkeää tietoa oikealle kohderyhmälle vaikkapa uutiskirjeessä tai vastata asiakaspalvelun usein saamiin kysymyksiin suoraan laskussa. Liitteet voidaan tietenkin myös segmentoida, aivan kuten Basic Plus -moduulissa. Premium-moduulissa voit täydentää päädokumenttiin lisättyjä viestejä liitteessä olevilla lisätiedoilla.

Jos haluat tietää lisää Connect-palvelusta, ota yhteys opuscapitan asiakaspalveluun tai myynnin yhteyshenkilöösi.
Lisätietoa on myös osoitteessa connect.opuscapita.com

Voit valita Printer Driverin kuten minkä tahansa muun tietokoneessasi näkyvän tulostimen. Kun valitset submit mail, kirjeesi tulostetaan ja jätetään jakeluun sovelluksessa valitsemasi postitusvaihtoehdon (1. Tai 2. Luokan posti) mukaisesti. Voit valita mustavalkoisen tai värillisen sekä yksi- tai kaksipuolisen tulostuksen sekä halutessasi myös esilehden. Voit myös valita yhden tai useampia liitteitä, jotka tulostetaan lisäsivuiksi. Printer Driver voi lähettää kirjeet myös netpostin tai digipostin kaltaisiin portaaleihin.

Printer Driver vähentää tulostus- ja postikulujen lisäksi myös läpimenoaikoja ja auttaa saamaan toimistoon saapuvan postin paremmin hallintaan.

Lisätietoa on ipost Letter -palvelusta kertovan selostuksen kohdassa Printer Driver sekä User Guides -asiakirjassa osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

 

Voit lähettää asiakirjoja sähköpostitse, joko linkkinä tai liitteenä PDF-muodossa. Sähköpostin etuna on nopeus ja helppokäyttöisyys sekä mahdollisuus lisätä klikattavia linkkejä. 

Tarvitset vain paikkansapitävät sähköpostiosoitteet. Takaisin ponnahtavat viestit on käsiteltävä erikseen, ja osoitelista on päivitettävä ennen seuraavaa lähetystä.
Lisätietoa Documents by email -palvelusta on osoitteessa www.opuscapita.com/terms.

Lisäpalvelut:

  • Earchive
  • Connect