BDO ja Suomen Taloushallintoliitto ry julkaisivat äskettäin raportin, jossa haastateltiin 120 keskisuuren suomalaisyrityksen talousjohtajaa. Raportin mukaan keskisuuret yritykset ovat varovaisia ulkoistamaan taloushallintoa eivätkä ole täysin havahtuneet ulkoistamisen mukanaan tuomiin hyötyihin.

Oma näkemykseni on päinvastainen: yhä useampi yritys harkitsee ulkoistusta seuraavana askeleena taloushallinnon kehittämisessä. Meillä OpusCapitassa on paljon kokemusta yhteistyöstä keskisuurten ja suurten organisaatioiden kanssa, sekä Suomessa että muualla Euroopassa. Siellä keskisuurissa yrityksissä puhutaan jo tehokkaista ja laadukkaista prosesseista ja tähdätään niiden jatkuvaan parantamiseen. Taloushallinto ei halua pyörittää papereita eikä rutistaa rutiineita, vaan jalostaa ja jakaa tietoa liiketoiminnan tueksi. Henkilöstön arkea halutaan helpottaa moderneilla työkaluilla, kuten mobiiliratkaisuilla matkalaskujen laatimiseen, ostolaskujen hyväksyntään ja raportointiin.

Ulkoistus nouseekin usein vaihtoehdoksi tilanteessa, jossa taloushallinnon vanhojen järjestelmien ja toimintatapojen päivittäminen on ajankohtaista. Jotta prosessi olisi laadukas ja tehokas, sen on oltava ehjä alusta loppuun. Yritys voi esimerkiksi yltää sähköisten laskujen osuudellaan vertailussa edelläkävijöiden tasolle, mutta jos muut järjestelmät eivät tue uutta ratkaisua, manuaalinen laskujen käsittely rampauttaa prosessin. Prosessia on kehitettävä kokonaisvaltaisesti, mikä vaatii helposti monien eri investointien tekemistä.

Minusta juuri keskisuuret yritykset voivat hyötyä eniten ulkoistettujen palvelujen skaalautuvuudesta. Järeät järjestelmäkustannukset ja kehitysinvestoinnit eivät paina yksin omia harteita, vaan jaetaan muiden palvelunostajien kesken. Yritykset pääsevät käsiksi testattuihin ratkaisuihin ja uusimpiin työkaluihin, joita myös kehitetään jatkuvasti. Parhaimmillaan työkalut saadaan lisäksi käyttöön jo viikoissa, kun yrityksen omana järjestelmäprojektina vastaava implementointi voisi kestää kuukausia.

Ulkoistus nähdään myös keinona pienentää taloushallinnon henkilöstöriskiä. Keskisuurissa – ja suuremmissakin – yrityksissä taloushallinto rakentuu usein muutaman taitavan avainhenkilön varaan. Yksittäinen asiantuntija voi pitää useita hattuja. Hän vastaa laajasti sekä rutiineista että analyyttisestä raportoinnista ja hoitaa työtehtäviä myös taloushallinnon ulkopuolella. Monitaiturit ovat korvaamattomia – ja myös riski yrityksen taloushallinnon toiminnan jatkuvuudelle. Palveluntarjoaja voi ylläpitää kykyjä ja kompetensseja ja tarjota niitä joko jatkuvana palveluna tai tarvittaessa. Ulkoistamalla taloushallinnon toimintoja yritys voi myös vapauttaa omien osaajiensa voimavaroja kehitystyöhön.

Myös muut muutostilanteet kannustavat yrityksiä ulkoistamaan. Palveluntarjoaja tuo valmiit ratkaisut esimerkiksi yrityskaupan yhteydessä ostetulle, myydylle tai fuusioidulle yhtiölle. Yritykset voivat keskittyä uudelleenorganisoitumiseen, strategiaan ja yhteisen tahdin löytämiseen, kun taloushallinto tukee muutoksen läpiviemistä.

Tuntuuko ulkoistaminen rajulta ratkaisulta? Sen ei tarvitse olla sitä. Partneroitumalla oikean palveluntarjoajan kanssa yritys voi sitoutua juuri omaan tilanteeseensa sopivaan kehityssuunnitelmaan, johon sisältyy erilaisia palveluja ja yhteistyömalleja osaulkoistuksesta uusimman teknologian hyödyntämiseen.

Kustannustehokasta palvelua ei tarvitse hakea Kaukoidästä asti. Meidän kokemuksemme mukaan talous- ja palkkahallinnon tehokkuutta voi parantaa merkittävästi paikan päällä ohjelmistorobotiikalla. Esimerkiksi tiedon validointi, masterdatan hallinta, kontrollit, maksatus, laskutus, palkanlaskenta sekä raporttien tiedon syöttäminen ovat kaikki erinomaisesti robotille sopivia tehtäviä. Jos aihe kiinnostaa, käy lukemassa uusimmasta asiakaslehdestämme miten jo hyödynnämme robotiikkaa asiakkaidemme palkkahallinnon prosesseissa palvelukeskuksessamme. Valmiiden robotiikkaratkaisujen avulla voimme tehdä prosesseihin nopeita, mutta tuntuvia korjauksia – jopa muutamassa päivässä.

Kuka hoitaaEnää ulkoistuksessa ei työskennellä asiakas-toimittaja-suhteessa, vaan yhteistuumin partnerina. Keskisuuren yrityksen ei mielestäni kannata harkitakaan muunlaista mallia. Yritysten pitäisi haastaa palveluntarjoaja ymmärtämään heidän liiketoimintansa ja vastaamaan juuri sen haasteisiin ja kehitystarpeisiin. Tähän teemaan tartun seuraavassa kirjoituksessani.

Heini Pensar
Tuotepäällikkö, BPO palvelut
044-4566173
heini.pensar@opuscapita.com