helmi

17

​Kuntien pitää tehostaa työtapojaan ja prosessejaan - muuten ei selvitä

by

Kun perehdyin OpusCapitan marras-joulukuussa tekemään selvitykseen kuntien taloushallinnon ydinprosessien tilasta ja KT Kuntatyöntekijöiden samaan aikaan kuntien ja kuntayhtymien henkilöstöjohdolle tekemään selvitykseen, tein mielenkiintoisia havaintoja. KT Kuntatyöntekijöiden tekemästä selvityksestä käy ilmi, että kunnissa haetaan vielä merkittäviä säästöjä henkilöstömenoissa. Neljä viidesosaa haetuista 500 miljoonan säästöistä halutaan saavuttaa pääosin muilla keinoilla kuin lomautuksilla ja irtisanomisilla. Säästöjä haetaan siis mm. luonnollisen poistuman kautta, rekrytointia tiukentamalla ja vähentämällä sijaisten käyttöä.

Kunsti

 

Eli pienemmällä määrällä työntekijöitä pitää saada aikaiseksi enemmän. Tämä onnistuu vain tehostamalla ja kehittämällä työtapoja ja prosesseja - ja selvityksemme mukaan kunnilla onkin siinä vielä paljon mahdollisuuksia, joita ei ole otettu käyttöön.

 

Taloustoiminnoissa on vielä tehostamista

 

OpusCapitan teettämä selvitys toteutettiin marras – joulukuussa 2014 ja kyselytutkimuksen tavoitteena oli tuottaa kuva kuntasektorin talouspäättäjien kyseisen hetken haasteista. Tutkimuksen kohderyhmänä oli 50 suurimpien (yli 20000 asukasta) kuntien talousjohto. Kyselyyn vastasi noin puolet kohderyhmästä. Selvityksen keskeisiä havaintoja oli, että kuntien taloushallinnossa on vielä useita tehostamismahdollisuuksia ja -kohteita kuten esimerkiksi:

Keskimääräinen laskujen sähköistämisaste on vielä kovin pieni.
Sähköistämisasteessa on vielä runsaasti parantamisen varaa, sillä kun tarkastellaan vastaanotettujen laskujen keskimääräistä osuutta eri kanavissa, on paperisten laskujen suhteellinen osuus 38 %.  Sähköistämisasteen nosto on selvästi painopistealue monessa organisaatiossa, sillä 94 % vastanneista työskentelee jatkuvasti nostaakseen ostolaskujen sähköistämisen määrää. Lähetettävien paperilaskujen suhteellinen on vielä heikompi (61 %) ja tästä huolimatta vain 29 % on harkinnut myyntilaskujen sähköistämisohjelmaa. Uskomme, että tilanne muuttuu 2015 ja tulemme tarjoamaan aktiivisesti tuotteistettuja aktivointipalveluja asiakkaillemme.

Talouspäättäjiltä puuttuu tarvittavaa tietoa päätöksenteon tueksi.
Kuntasektorin muutokset ovat suurempia kuin miesmuistiin ja päätöksenteon nopeus ja oikeellisuus ovat talouspäättäjän arkipäivää ja elinehto – kuitenkin 58 % päättäjistä kokee, ettei heillä ole riittävää tietoa päätöksentekoon. Lähes 60 % vastaajista ei seuraa säännöllisesti taloushallinnon suorituskykyä. Ilmeistä on, että jos organisaatiolla ei ole kristallisoitua tietoa päätöksenteon tueksi eikä se pysty mittaamaan suorituskykyään on myös mahdotonta ohjata organisaatiota kohti tehokkaampaa toimintaa.

Automaatiotasoa tulee nostaa.
60 % vastanneista haluaa nostaa automaatiotasoa mm. ostolaskujen sähköistämisellä. Yllättävän harvassa (50 %) kunnassa kohdistetaan ostolaskuja ostotilausjärjestelmään tai sitten ostojärjestelmää ei edes ole. Olemme OpusCapitassa työskennelleet kymmeniä vuosia taloushallinnon prosessien automaation parissa ja olemme vakuuttuneita, että automaation myötä voidaan saavuttaa merkittäviä tehostamishyötyjä.

 

Onko ulkoistaminen tie onneen?

 

Kuntien ulkoistaminen  palveluissa on ollut viime vuosina selkeä trendi mutta selvityksemme mukaan ulkoistuskohteet taloushallinnossa keskittyivät lähinnä perintätoimeen (92,3 %), ostolaskujen skannaukseen (69,2 %) ja palkkahallintoon ( 61,5 %).Erikoista on, että ulkoistuksia tehneissä organisaatioissa 23 % koki, että tavoitesäästötaso realisoitui huonommin kuin tavoitetaso ja 69 % koki, että onnistuivat tavoitteiden mukaisesti. Verrattain suuri joukko joilla tavoitesäästöt jäivät toteutumatta, voi johtua joko siitä, että ulkoistus on vasta niin alussa, että siitä saatavat hyödyt ei ole ehtineet realisoitua tai siitä ,että ei ole pystytty huomioimaan taloushallinnon kokonaisuutta riittävästi ulkoistushankkeissa ja näin ollen osa prosesseista tai toiminnoista ovat jääneet silti rasittamaan organisaatiota.

 

Fokus kehitysprojektien onnistumiseen

 

Lähes kaikki kunnat ovat tehneet erilaisia taloushallinnon kehittämisprojekteja viimeisen kolmen vuoden aikana, mutta 18 % kehitysprojekteista ei pystynyt saavuttamaan tavoitetasoa. Voidaan olettaa, että kehittämisprojekteja usein viedään läpi taloushallinnon omina sisäisinä projekteina tai jopa it-projekteina, vaikka taloushallinnon kehittämisprojektit tulisi nähdä koko organisaation muutosprojektina. Lisäksi sorrutaan helposti siihen, että panostetaan tehostamistoimenpiteet vain yksittäisiin toimintoihin eikä huomioida koko prosessia tai kokonaisuutta.

 

Missä prosessissa löytyi eniten kehittämistä?

 

Edellä mainittujen havaintojen lisäksi on yksi havainto, että suurin osa vastaajista kokee (74 %), että ostoprosessissa on eniten kehittämistä. Tulokset viittaavat myös siihen, että myyntilaskuprosessia ei ole sähköistetty samassa volyymissa kuin ostolaskuprosessia.

Vielä on paljon toimenpiteitä, joilla voidaan vapauttaa kunnan resursseja tekemään ydintehtäväänsä kuntalaisten palvelemiseen.  OpusCapita auttaa näiden toimenpiteiden suunnittelussa ja toteuttamisessa.

Mikäli haluat, että tulemme kertomaan tekemästämme kuntaselvityksestä enemmän, ota ystävällisesti minuun yhteyttä.

Ray Byman

Ray BymanMyyntijohtaja, julkishallinto
Mobile: +358 40 59 20 960
Email: ray.byman@opuscapita.com