Vaikka työpäiväni kuluvatkin enimmäkseen globaalien pörssilistattujen yritysten Payment Factory -ratkaisuiden parissa, on välillä erittäin virkistävää tutustua keskisuurten ja vähän pienempienkin yritysten arkeen. Loppujen lopuksi perinteisellä pankkiyhteysohjelmalla ja hienostuneella Payment Factorylla on erittäin paljon yhteistä.

Finance

Usein kuulee sanottavan, että keskisuuret yritykset taistelevat samojen taloushallinnon ongelmien kanssa kuin suuremmat. Joiltain osin tämä ei pidä paikkaansa. Kassanhallinnan osalta tuntuu välillä, että pienemmällä yrityksellä on lähes kaikki suuren yrityksen haasteet, mutta pienemmät muskelit ja vähemmän kokemusta ongelmien ratkaisuun. Alla oleva ”syntilista” auttaa sinua ymmärtämään ainakin millaisten ongelmien parissa ei ole pakko painiskella yksin.

  1. Yrityksesi on kasvanut Suomen rajojen ulkopuolelle, ulkomailla reskontrien käyttöön ovat vakiintuneet puolipakolla paikalliset työkalut ja verkkopankit. Reskontratiimi lataa maksuaineistoja verkkopankkiin käsin, eikä tiliöintikään oikein suju kuin suomalaisille pankkiaineistoille. Entisenä ohjelmistoasiantuntijana minun on ollut aina vaikea käsittää, että yritykset ovat valmiit kantamaan manuaalilataukseen liittyvän riskin. Olen kuullut paljon selityksiä suojatuista kansioista ja luotettavista työntekijöistä. Minusta ajantasaisen riskipolitiikan mukainen ainoa oikea ratkaisu on turvallinen ja automaattinen ohjelmisto, joka skaalautuu kansainvälistyvän liiketoimintasi mukana.
  2. Et tiedä konsernin valuutta- ja saldotietoja, tai sinun tulee kerätä käsin saldotietoa esimerkiksi verkkopankeista joka aamu päivän ennusteen pohjaksi. Likviditeetin ja saldojen hallinta on tänä päivänä perusominaisuus, jonka pitää tapahtua automaattisesti. Excel kassaennustamiseen ei ole tätä päivää. Pankkitilit ja saldot saadaan järjestelmään maasta, formaateista ja pankeista riippumatta ilman manuaalityötä.
  3. Maksatusprosessin seuraaminen on vaikeaa. Reskontran aineistoa ei esimerkiksi voida lukea järjestelmään, jos osa maksuista on virheellisiä. Tai virheellisiä maksuja ei voida joustavasti tunnistaa, poistaa tai korjata kesken prosessin.
  4. Aineiston siirto reskontrien ja pankkiyhteysohjelmien välillä ei ole salattu. Vaikka aineistosiirrot tapahtuisivatkin yrityksen sisäverkossa, tämän kaltainen leväperäisyys luo aivan liian otolliset olosuhteet rikolliselle tai petoksen tekijälle.
  5. Konsernin sisällä maksutoimeksiantoja tai pyyntöjä kulkee paljon sähköpostin avulla. Sähköposti on erittäin otollinen petosväline, sillä sähköpostiosoitteiden väärentäminen, kaappaaminen ja kaikenlainen ”sosiaalinen hakkerointi” on aivan liian helppoa. Modernissa selainpohjaisessa järjestelmässä loppukäyttäjille voidaan esimerkiksi julkaista valmiita maksupohjia, jotka ovat huomattavasti turvallisempia. Lisäksi vakiona tuotteessa pitää olla kaksoishyväksyntä, ja muut vahvat hyväksymisrutiinit, kuten omien maksujen hyväksymisen esto.
  6. Tiedät, että sinulla on paljon sisäisiä maksuja, mutta asialle ei voi oikein tehdä mitään. Konsernisi tytäryrityksille on avattu kasvun mukana paljon tilejä ulkomaisiin pankkeihin, kun uusia maayhtiöitä on perustettu. Sisäinen pankki on nykyaikainen ja tehokas ratkaisu, jota voidaan käyttää joko rinnakkain, tai vaihtoehtona pankkien konsernitilirakenteiden kanssa, vähentämään pankkitilejä ja tehostamaan sekä saapuvien että lähtevien maksujen hallintaa ja kontrolloimaan tytäryritysten varoja.
  7. Tulostat ja arkistoit tiliotteita paperille, tai siirrät ne vaivalloisesti toiseen järjestelmään. Nykyaikaisessa tuotteessa arkistointi on integroitu osaksi tilienhallintaa.
  8. Pääsetkö järjestelmään vain tietyltä työasemalta? Voiko samanaikaisia käyttäjiä olla useita? Voiko kaikkia työtehtäviä tehdä rinnakkain ilman pelkoa, että ohjelma ”menee sekaisin”? Onko järjestelmä käytettävissä, kun aineistoja siirretään pankkeihin? Joskus hämmennyn itsekin kysymyksistä joita saan. Vastaus näihin kysymyksiin täytyy olla kyllä. On ihan kohtuullista vaatia, että nykyaikainen ohjelma sallii rinnakkaisen, luotettavan käytön, ja on selainpohjainen.

Sallinen Jukka 3 MOD

Kuten aluksi totesin, keskikokoisilla yrityksillä on usein aivan samat haasteet kuin suuremmillakin. Työkaluissa ei kuitenkaan ole pakko jäädä kakkoseksi. Suurista yrityksistä tuttu pilvipohjainen Payment Factory nimittäin skaalautuu näppäräksi työkaluksi myös keskikokoiselle yritykselle. OpusCapitasta löydät kaikki yllämainitut asiat vakiona. Miten on oman ratkaisusi laita?

 

 

 

Jukka Sallinen
Solution Manager, OpusCapita Group Oy