loka

06

5 keinoa, joilla estät maksupetokset

by

Maksupetoksista on tullut yrityksille todellinen ja pysyvä uhka. Jukka Sallinen kertoo blogissa 5 vinkkiä, joilla estät organisaatiotasi joutumasta maksupetoksen uhriksi.

Maksupetokset ovat yrityksille todellinen ja pysyvä uhka. Huijareille kelpaavat kaikenlaiset yritykset, joten kenenkään ei pitäisi ummistaa silmiään riskeiltä. Organisaatioiden on pakko herätä arvioimaan maksamisensa turvallisuutta, jos he haluavat välttää huijauksista aiheutuvia tappioita.

Jo tiedon lisääminen pienentää riskejä, sillä huijarit suosivat helppoja kohteita. Kerron seuraavaksi 5 käytännön vinkkiä, joilla estät maksupetokset ja parannat organisaatiosi maksuliikenteen turvallisuutta.

1. Poista vaaralliset työyhdistelmät

Tiedätkö varmasti, kenellä organisaatiossasi on pääsy maksuprosessiisi liittyviin järjestelmiin? Ajan kuluessa on voinut huomaamattakin syntyä vaarallisia työyhdistelmiä, jolloin työntekijä voi esimerkiksi hyväksyä maksut, jotka hän on itse syöttänyt järjestelmään. Tarpeettoman laajat käyttöoikeudet mahdollistavat turhaan sekä maksupetokset että kalliit virheet. Tiukat hyväksymiskäytännöt ovat nopea tapa pienentää riskejä. Vaadi kaksoishyväksyntä maksujen lisäksi esimerkiksi toimittajatietojen muutoksilta, ja muista ulottaa käytäntö myös käyttöoikeuksiin tehtäviin muutoksiin!

2. Rakenna maksuprosessi parhaista käytännöistä

Rakenna maksuprosessisi parhaiden käytäntöjen mukaiseksi. Väärinkäytöksiä estää tehokkaasti esimerkiksi politiikka, jonka mukaan maksettaviksi hyväksytään vain laskut, joissa on hankintajärjestelmän ostotilausviite tai jotka maksetaan rekisteröidyille toimittajille. Manuaaliset maksutkin voi tehdä turvallisesti kunhan käyttää hyväksi maksuliikenneohjelmiston valmiita pohjia ja edellyttää maksupyynnön tekijältä monitasoista tunnistautumista. Moni toimitusjohtajahuijaus olisi jäänyt yritykseksi, jos sähköpostilla tullut pyyntö olisi tarkistettu toisesta lähteestä.

3. Automatisoi ja huolehdi turvallisuudesta päästä päähän

Yllättävän moni yritys jättää omaan maksuprosessiinsa aukkoja, jotka lisäävät maksupetosriskiä. Jos esimerkiksi valmiita maksuaineistoja säilytetään tiedostojaossa odottamassa manuaalista latausta pankkiin, maksutietoja pääsee muuttamaan vaikka prosessi olisikin ollut siihen asti suojattu. Manuaalisten työvaiheiden automatisoiminen on yksi parhaista tavoista lisätä turvallisuutta, koska se vähentää petosten lisäksi virheiden mahdollisuutta.

4. Harmonisoi ja keskitä

Standardoidut ja harmonisoidut maksukäytännöt lisäävät läpinäkyvyyttä, jolloin maksupetokset on helpompi estää. Luo siis koko yritykselle yhtenäinen prosessi maksujen käsittelyyn ja pidä huoli, että sitä ei voi kiertää. Keskittämällä pankkiyhteydet yhteen ohjelmistoon lisäät läpinäkyvyyttä entisestään, ja pystyt hallitsemaan paremmin myös tiedonsiirtoon ja erillisten järjestelmien ylläpitoon liittyviä riskejä.

5. Pidä silmällä poikkeuksia

Hyvään riskienhallintaan kuuluvat myös toimet, joilla havaitset ne maksupetokset, jotka pääsevät puolustuksesi läpi. Kannattaa pitää silmällä esimerkiksi maksuja, jotka menevät ennalta tuntemattomille tileille tai tehdään outoon aikaan. Maksuliikenneohjelmistosi tulisi tukea riskienhallintaa ja hälyttää tarkistamaan poikkeavat tapahtumat maksuvirroista jo ennen kuin ne maksetaan. Koneoppiminen ja keinoäly auttavat tunnistamaan poikkeamat maksujen joukosta yhä reaaliaikaisemmin ja automaattisemmin.

Lisäksi kannattaa pitää huolta siitä, että turvallisuudesta ei tule taakkaa. Jos turvalliset maksuliikenneprosessit ovat kankeita ja vievät aikaa, ne turhauttavat työntekijöitä ja hidastavat tehokasta hankinnasta maksuun -prosessia. Modernit, pitkälle automatisoidut ratkaisut pitävät huolen turvallisuudesta samalla kun tukevat sujuvia työnkulkuja.

Maksupetosten estäminen vaatii jatkuvasti muuttuvassa uhkaympäristössä kokonaisvaltaisen lähestymistavan. Suosittelen lukemaan e-kirjamme, jossa käsittelemme maksuprosessien turvallisuutta kattavasti monelta kantilta. Kerromme parhaat käytännöt ja konkreettiset keinot, joilla estät sinun organisaatiotasi joutumasta maksupetoksen uhriksi.

Jukka Sallinen
Head of Cash Management

Jukka Sallinen vastaa OpusCapitan kassanhallinnan tuoteliiketoiminnasta. Hän tuntee kansainväliset maksuprosessit perin pohjin ja tietää miten hallita riskejä ja torjua petoksia yritysten välisessä maksuliikenteessä.

Kirjoitus on julkaistu alun perin Talouselämässä.

Haluatko lisää keinoja maksupetosriskin pienentämiseen organisaatiossasi? Lataa OpusCapitan ilmainen e-kirja ”Are your cash outflows safe from fraud?” ja saat kattavat ohjeet, joilla pidät maksuliikenteesi turvassa.

Ota selvää, piileekö sinun organisaatiossasi vaarallisia työyhdistelmiä, jotka mahdollistavat sisäiset maksupetokset. Lataa maksuton työkalumme, joka auttaa sinua käyttöoikeuksien hallinnassa ja paljastaa prosessien riskipaikat.