Vuosia erilaisten yritysten kanssa töitä tehneenä olen pistänyt merkille, että dokumenttienhallinta on yrityksissä yllättävän hajautettua. Eri osastoilla on omat, totutut tapansa käsitellä asioita, ja hyvin usein nämä käytännöt ovat vain kehittyneet ja vakiintuneet osastojen sisällä ilman, että kukaan on miettinyt miten ne linkittyvät yrityksen muihin prosesseihin.

Dokumentteja käsitellään tietyllä tavalla koska ”näin on aina tehty”, jolloin dokumenttienhallinta itse asiassa perustuu toimintatapoihin, jotka on suunniteltu vuosia sitten – ja aivan erilaiseen maailmaan. Maailma ympärillä on muuttunut sähköiseksi, mutta työvaiheet ovat yhä manuaalisia, vaativat papereiden käsittelyä ja tiedon tallentamista käsin.

Yritykset ovat pitkään pyrkineet tehostamaan dokumenttienhallintaansa ja ulkoistaneet osia prosessista. Käytännössä tämä on johtanut siihen, että yrityksen dokumenttiprosessia saattaa käsitellä moni ulkoinen toimija. Kokonaisuuden hallinnasta ja esimerkiksi eri vaiheiden välisten integraatioiden rakentamisesta tulee työlästä ja kallista. Lähestymistapa voi jopa rampauttaa tavoitellun tehokkuuden: olen todistanut tilanteita, joissa yritys on optimoinut yhden vaiheen prosessistaan tavalla, joka on lisännyt merkittävästi työtä ja kuluja toisessa vaiheessa.

Todellisten aika- ja kustannussäästöjen tavoittamiseksi kannattaa nyt ottaa askel taaksepäin ja tarkastella tilannetta koko prosessin näkökulmasta.

Ohjelmistorobotiikka tuo laatua ja nopeutta

Dokumenttienhallinnan keskiössä pitäisi olla yrityksen tärkein henkilö eli asiakas. Miten asiakas asioi yrityksen kanssa ja miten hänen asiansa käsittely on järjestettävä organisaatiossa mahdollisimman tehokkaasti? Kun ymmärrät kokonaisprosessin, voit oikaista oikean kumppanin kanssa monta turhaa mutkaa modernien toimintatapojen ja automaation avulla.

Sen lisäksi että paperit voidaan skannata ja niiden sisältämät tiedot lukea optisesti, myös tietojen tarkistaminen ja lisääminen voidaan antaa ohjelmistorobottien tehtäväksi. Työnkulun eri vaiheet vaativat päättelyä ja päätöksentekoa, joka sekin voidaan automatisoida tiettyyn rajaan asti etukäteen määriteltyjen sääntöjen avulla. Automaatiota hyödyntävä prosessi on nopea, ja lisäksi joka vaiheessa tehtävät tarkistukset nostavat laadun uudelle tasolle.

Kokonaisprosessin tehostaminen tuo yrityksille tyypillisesti huomattavia säästöjä. Eräällä asiakasyrityksellämme on prosessi, johon yrityksen asiakkaat lähettävät dokumentteja sekä postitse paperilla että sähköpostissa. Kun ryhdyimme kehittämään prosessia, löysimme muun muassa monta manuaalista työvaihetta, jotka voitiin automatisoida. Prosessista tuli selvästi aiempaa nopeampi ja varmempi. Asiakkaamme säästää 10 henkilön työpanoksen ja vuosittain 30 % kustannuksissa.

Paperdocumentsfi

Ensimmäinen askel – miten tehostat nykyistä prosessiasi?

Meillä OpusCapitalla on vuosien kokemus ja ymmärrys eri aloilla toimivien yritysten dokumenttiprosessien haasteista ja niiden ratkaisemisesta. Olemme rakentaneet dokumenttiprosessien automatisointiin täyden palvelukokonaisuuden, jonka avulla otat tilanteen kokonaisuutena haltuun ja voit tehostaa yrityksesi toimintaa kaikissa vaiheissa.

Consultingfi

Ensin saat ulkopuolisen asiantuntijan analyysin prosessien nykytilanteesta sekä konkreettiset parannusehdotukset työmäärineen ja kustannuksineen. Jotta toiminta todella myös tehostuisi, tarjoamme yritysten erilaisiin tilanteisiin ratkaisut ja työkalut, jotka auttavat suoraviivaistamaan työnkulkuja käytännössä. Lopputuloksena säästät aikaa ja kustannuksia – ja entistä tyytyväisempiä loppuasiakkaita.

Niko Lahtinen DPA 1 Niko Lahtinen
tuotepäällikkö, OpusCapita

Kirjoittaja on toiminut yli 19 vuotta asiakasrajapinnassa erilaisissa dokumenttiprosessien kehitystehtävissä ja keskittynyt viime aikoina erityisesti tiedon digitalisointiin ja ohjelmistorobotiikkaan. OpusCapitassa hänen vastuualueitaan ovat Digitointipalvelut, Sähköinen tiedonkeruu ja Dokumenttiprosessien automatisointi.

››› Haluatko tietää, miten sinun organisaatiosi prosesseja voisi parantaa? Ota yhteyttä, niin keskustellaan yhdessä toimenpiteistä.

››› Dokumenttienhallinnan puutteet voivat heijastua asiakkaiden tyytyväisyyteen ja vaikuttaa yrityksen tehokkuuteen monella tavalla. Liity mukaan webinaariimme 26. tammikuuta ja kerromme, miten ratkaiset haasteet.

››› Lue lisää OpusCapitan dokumenttienhallinnan automatisointiratkaisuista.