Ohjelmistorobotit mullistavat jo tietotyötä

kesäkuuta 08, 2015

Ohjelmistorobotit tekevät töitä jo päivittäin – tai oikeastaan joka yö – OpusCapitan asiakkaiden talous- ja palkkahallinnon apuna. Aamulla töihin saapuvien palkanlaskijoiden ei tarvitse enää ryhtyä käsittelemään työläitä päivittäisiä rutiinitehtäviä manuaalisesti, vaan he voivat tarttua suoraan muihin työtehtäviin.

Sovellusrobotit esimerkiksi seulovat suurista datamääristä esiin muuttuneet palkkatiedot ja tarkistavat palvelusuhteisiin kirjattujen muutosten oikeellisuuden hakemalla ja vertailemalla tietoja lukuisissa eri järjestelmissä. Ne voivat myös syöttää puuttuvia tietoja järjestelmiin.

”Tietotyön automaatio ei ole vain tulevaisuuden visio. Se tapahtuu jo ja sillä on välittömiä vaikutuksia. Sovellusrobotit ovat ensimmäinen askel. Seuraavien kymmenen vuoden aikana tulevat oppimiseen ja itsenäiseen päättelyyn kykenevät robotit”, varatoimitusjohtaja Petri Karjalainen OpusCapitan Ventures-yksiköstä ennustaa.

OpusCapita kertoi kokemuksia ohjelmistorobotiikasta ja tietotyön automatisoinnista toukokuussa sekä talous- ja rahoitusammattilaisten Finance Forum -tapahtumassa että Valtiokonttorin järjestämässä Valtio Expossa.

Lisää automaatiota ilman mittavia järjestelmämuutoksia

Julkishallinnon puolella ratkaisu herättää erittäin suurta kiinnostusta.

”Valtiolla ja kunnilla on kovat säästötavoitteet ja tarve tehostaa toimintaa. Käytössä on isoja tietojärjestelmiä, joiden integraatiot saattavat olla hankalia ja kalliita rakentaa. Ohjelmistorobotiikka on oikotie automaation ja digitaalisuuden lisäämiseen tällaisessa ympäristössä ilman mittavia IT-hankkeita”, julkisen sektorin toimialajohtaja Ray Byman OpusCapitalta perustelee.

Robotin implementointi yksinkertaisen prosessin suorittamiseen kestää parhaimmillaan vain viikkoja. Byman näkee julkisen sektorin sovelluskohteina talous- ja palkkahallinnon manuaalisten rutiinitehtävien lisäksi esimerkiksi hakemusten käsittelyn asianhallintajärjestelmissä, asiakaspalvelun sähköisen asioinnin väylissä tai tiedon jalostamisen.

”Robotti voi noutaa ja koota erillisissä tietokannoissa hankalasti saatavilla olevan tiedon helposti yhteen. Henkilön eläköitymisen yhteydessä robotit voivat myös tallentaa hiljaista tietoa, kun kokeneen työntekijän tapa hoitaa tietty prosessi opetetaan niille.”

Etla on arvioinut, että 36 prosenttia työpaikoista Suomessa tulee muuttumaan merkittävästi automaation seurauksena. OpusCapitan käytännön kokemusten sekä yhdessä konsultointiyhtiö Eeran kanssa tehdyn selvityksen perusteella keskimäärin 40 prosenttia tehtävistä voidaan näissä työpaikoissa siirtää roboteille.

”Lisäksi roboteilla saavutetaan keskimäärin 40 prosentin kustannussäästöt. Yhteenlaskettuna tämä kaikki tarkoittaa merkittävää parannusta tuottavuudessa”, Petri Karjalainen sanoo.

Robotti on kuin uusi työntekijä

Finance Forumin yleisö halusi tietää, mitä ohjelmistorobotin käyttöönotto oikeastaan vaatii. Jaakko Lehtinen OpusCapitan RPA-yksiköstä (Robotic Process Automation) vastasi, että pilvipalveluna robotin käyttöönotto on kuin uuden työntekijän opastaminen: tarvitaan työohjeet ja prosessikuvaus, joiden mukaan tietty tehtävä suoritetaan ja käyttäjätunnus, jolla robotti pääsee järjestelmiin.

”Robotti on käytännössä kuin virtuaalinen assistentti, ja toimii kuin uusi työntekijä. Kun ensiksi opetettuun, usein yleisimpään ja toistuvimpaan työnkulkuun tulee poikkeama, virtuaaliassistentti tarvitsee lisäohjeita, ja näin sille voidaan opettaa uusi sääntö myös näiden tapausten hoitamiseksi. Tämä mahdollistaa automaation ja prosessien laadun jatkuvan parantamisen, mikä onkin yksi ohjelmistorobotiikan kiehtovimpia piirteitä”, Lehtinen sanoo.