Digikirjaamo tuo vauhtia digitointiin ja valtionhallinnon asiakirjaprosesseihin

kesäkuuta 06, 2017

OpusCapitan digikirjaamo auttaa organisaatioita loikkaamaan digiaikaan. Kattava digitointipalvelu muuntaa virastojen omat prosessit jo nyt niin paperittomiksi kuin mahdollista.

Vaikka digitalisaatio etenee, etenkin monessa julkisen sektorin organisaatiossa tiedetään hyvin, että paperiset asiakirjat ja niiden vaatima manuaalityö eivät ole hävinneet mihinkään.

”Maailma on digitalisoitunut prosessi kerrallaan. Ensivaiheessa monissa virastoissa on keskitytty parantamaan ja sähköistämään prosesseja, joissa käsitellään paljon samankaltaisia dokumentteja, eli on esimerkiksi valittu palveluntarjoaja digitoimaan saapuvat ostolaskut. Jäljelle jää kuitenkin paljon paperia, jonka käsitteleminen vaatii edelleen virastoilta manuaalista työtä, vie aikaa ja sitoo resursseja”, kuvailee tuotepäällikkö Niko Lahtinen OpusCapitalta.

OpusCapitan digikirjaamo voi huolehtia kaikesta organisaation saapuvasta postista, joka tavallisesti käsitellään kirjaamossa. Palvelussa paperikirjeet avataan, digitoidaan ja kirjataan, ja tallennetut tiedot toimitetaan sähköisesti eteenpäin viraston prosessissa.”Keskitetty dokumenttien digitointi ja käsittely tuo organisaatioille merkittäviä säästöjä ja tehokkuushyötyjä. Voimme automatisoida monia manuaalisia työvaiheita, esimerkiksi asiakirjat voidaan tunnistaa ja ohjata automaattisesti oikeaan prosessiin tai voidaan tarkistaa, onko niissä kaikki tarvittavat tiedot.”

Digikirjaamossa voidaan käsitellä samalla tavalla myös muista kanavista saapuvat dokumentit, esimerkiksi sähköpostin liitteet.

”Lopputuloksena organisaatio saa täydellisen saapuvan tietovirran yhdenmukaisesti käsiteltynä ja sähköisenä omiin järjestelmiinsä. Dokumenttien kuvat ja tallennettu data siirtyvät automaattisesti oikeisiin prosesseihin käsittelemistä tai päätöksentekoa varten.”

Lahtinen kertoo, että digikirjaamo herätti keskustelua valtionhallinnon messutapahtuma ValtioExpossa, jossa OpusCapita oli mukana toukokuussa 2017.

”Digitalisaatio on hallitusohjelmaankin kirjattu valtionhallinnon tärkeä tavoite. Kokonaisvaltainen digitointipalvelu auttaa ottamaan loikan oman toiminnan sähköistämisessä ja poistamaan paperia prosesseista heti.”

Lähtöpiste sähköiselle työnkululle

Niko Lahtinen korostaa, että nopea ja laadukas saapuvien tietojen käsittely ja tallennus ovat lähtökohta nopeille ja laadukkaille sähköisille työnkuluille. Pitkälle automaattiset dokumenttienhallinnan prosessit nopeuttavat käsittelyaikoja, vähentävät virheitä ja auttavat lunastamaan digitalisaation lupaukset tehokkuudesta sekä ajan ja rahan säästöstä.

”Dokumenttienhallintaa kannattaa tarkastella kokonaisuutena. Paperisten asiakirjojen digitointi ja tiedon tallentaminen tarvitsevat tuekseen ratkaisut dokumenttivirtojen käsittelyyn sekä asiakirjojen kierrättämiseen ja hyväksymiseen organisaatiossa. Esimerkiksi sähköinen allekirjoitus voi nopeuttaa huomattavasti työnkulkuja”, Lahtinen sanoo.

OpusCapita on rakentanut dokumenttiprosessien automaatioon täyden palvelukokonaisuuden, jonka avulla organisaatiot voivat hyödyntää digitaalisuuden mahdollisuuksia mahdollisimman pitkälle jo tänään. Saapuvan tietovirran käsittelyn ja dokumenttien hallinnan työkalujen lisäksi ratkaisu löytyy myös asiakirjojen monikanavaiseen lähettämiseen sekä arkistointiin.

”Jos organisaatiolla on mittava arkisto, jonka mapeista haetaan säännöllisesti tietoa, on järkevää miettiä myös arkistossa jo olevien asiakirjojen digitointia. Sähköisessä arkistossa asiakirjojen sisältämä tieto on helposti löydettävissä ja käytettävissä.”

Miten dokumenttienhallinnan puutteet voivat vaikuttaa organisaation tehokkuuteen? Kuuntele webinaarimme, jossa käymme läpi organisaatioiden yleisimpiä haasteita ja kerromme keinot niiden ratkaisemiseksi.

Tutustu OpusCapitan digitointipalveluun ja muihin asiakirjaprosessin automatisointiratkaisuihin.