Finance Forum: ”Hankinta on talouden paras kaveri!”

kesäkuuta 20, 2017

Mitä talous ja hankinta vaativat toisiltaan? Outotecin hankintajohtaja Pekka Heikkilä ja Lassila & Tikanojan talousjohtaja Timo Leinonen keskustelivat aiheesta Finance Forumissa.

Finance-Forum-2017-Pekka-Heikkilä-Timo-Leinonen

Talouden ja hankinnan on helppo löytää yhteinen tahtotila, koska loppujen lopuksi osastot kamppailevat samojen ongelmien kanssa, totesivat Lassila & Tikanojan talousjohtaja Timo Leinonen (vas.) ja Outotecin hankintajohtaja Pekka Heikkilä OpusCapitan Finance Forum 2017 -tapahtuman keskustelussa.

”Ei tässä ole vastakkainasettelua – hankinta on talouden paras kaveri!” Lassila & Tikanojan talousjohtaja Timo Leinonen totesi Outotecin hankintajohtaja Pekka Heikkilälle, kun he keskustelivat talouden ja hankinnan yhteistyön kehittämisestä OpusCapitan Finance Forum -tapahtumassa.

Johtajat totesivat, että yhteistyökulttuurin luominen vaatii yrityksiin entistä enemmän ihmisiä, jotka ymmärtävät hankinnasta maksuun -kokonaisuuden ja joita kiinnostavat aidosti myös omaa toimenkuvaa edeltävät ja sitä seuraavat askeleet prosessissa. Pekka Heikkilä korosti tiiviin yhteistyön tärkeyttä jo hankinnan ja talouden järjestelmien suunnittelu- ja määrittelyvaiheessa.

”Lisäksi tarvitaan myös syvällinen ymmärrys puolin ja toisin liiketoiminnan tarpeista, joita hankinta lopulta palvelee. Kokemuksesta voin sanoa, että jos nämä määrittelyt eivät ole alussa aivan kohdallaan, ei yhteistyö jälkikäteen enää oikein edes auta. Prosesseihin joudutaan tekemään on the go -säätöjä.”

Timo Leinonen korosti, että talousosasto on yrityksessä monen prosessin päätepiste.

”Hankinnasta maksuun -prosessi on yksi isoimmista. Jos ketjun alkupäässä on puutteita tai tapahtuu virheitä, ovat ne sitten mitä tahansa, ostolaskuja käsittelevä organisaatio kärsii. Ja jos asiat ovat kunnolla solmussa ja niitä pitää selvitellä myös liiketoimintayksiköissä, kärsii koko organisaatio. Talous tarvitsee tiukan ymmärryksen siitä, mitä hankinnassa tapahtuu, jotta se voi toimia ketjun loppupäässä tehokkaasti.”

OpusCapita-Finance-Forum-2017

OpusCapitan Finance Forum 2017 kokosi paikalle parisataa yritysten talouden, hankinnan ja liiketoiminnan johtajaa keskustelemaan siitä, mitä vaaditaan talouden ja hankinnan onnistumiseen digiaikana.

Palvelujen ja projektien hankinta haasteena

Outotec suunnittelee ja toimittaa tuotantolaitoksia, prosessilaitteita ja palveluja muun muassa mineraalien ja metallien rikastamiseen ja jalostamiseen.

”Operatiivinen ostaminen on helppo saada oikeilla työkaluilla hallintaan esimerkiksi hyväksymällä tilaukset vain järjestelmässä oleville toimittajille. Meillä korostuu projektihankinta, joka on monimutkaisempi kenttä. Ketju lähtee tuotekehityksestä ja suunnittelusta asti, ja siellä meidänkin on oltava, jotta saamme liiketoimintaan mukaan hankinnan intressit, jotka myöhemmässä vaiheessa kääntyvät myös talouden intressiksi”, Pekka Heikkilä kertoi.

Timo Leinonen totesi, että monialakonsernin talousosastolla erot erilaisten toimintojen hankinnassa näkyvät selvästi. Lassila & Tikanoja on erikoistunut ympäristönhuoltoon sekä kiinteistöjen ja laitosten tukipalvelujen tuottamiseen.

“Meillä on esimerkiksi 800 raskasta ajoneuvoa, joihin ostamme 12–13 miljoonaa litraa dieseliä vuosittain. Se on melko yksinkertaista: toimittajat lähettävät laskut erittelyineen sähköisesti ja ne on helppo käsitellä. Mutta mitä pidemmälle mennään palveluhankinnan puolelle, sitä haastavammaksi myös ostolaskujen käsittely muuttuu, koska toimintamallit eivät ole siellä niin strukturoituja”, Leinonen huomautti.

Automaatio tuo aikaa innovaatioille

Monessa yrityksessä tähdätään tällä hetkellä toimittajien määrän vähentämiseen ja keskitetään hankintoja valituille toimittajille. Talousjohtaja toivotti kehityksen tervetulleeksi.

”Tilanne, jossa liiketoimintayksiköt ostavat vapaasti mistä hyvänsä ja esimerkiksi kertatoimittajia on paljon, on talousosaston painajainen. Toive hankinnalle on, että toimittajakenttään ei tulisi muutoksia jatkuvasti, jotta sekä järjestelmät että laskuja käsittelevät ihmiset pysyisivät paremmin ajan tasalla”, Timo Leinonen sanoi.

”On selvä, että tässä tarvitaan kuria. Jos yrityksellä on jo hyvä toimittaja tietyssä tuoteryhmässä, pitää hankintamäärittelyjä tekevän ihmisen olla siitä tietoinen, jotta vastaavaa, uutta toimittajaa ei tuoda yritykselle turhaan”, Pekka Heikkilä vastasi.

Molemmat korostivat, että hankinnasta maksuun -prosessin tehokkuuden ja sujuvuuden parantaminen vaatii sitä, että töitä tehdään molemmilla osastoilla. Leinonen huomautti lisäksi, että ostaminen pitää tehdä myös yrityksen työntekijöille helpoksi.

”Turhan monimutkainen ja hankala tilaaminen johtaa helposti hankaluuksiin. Esimerkiksi osana projektia voidaan hankkia tarvikkeita, jotka pitää myöhemmin laskuttaa asiakkaalta. Jos ostamisen prosessi ei ole aukoton, silloin sotkeutuu jo myös tilauksesta kassaan -prosessin sujuvuutta.”

Yksi järjestelmien käyttöönottamisen ja automaation lisäämisen tärkeimpiä tavoitteita sekä hankinta- että talousosastolla on ajan vapauttaminen rutiinitehtävistä.

”Jos pystymme irrottamaan ihmiset toistuvista, manuaalisista rutiinitöistä, he voivat käyttää koulutustaan, osaamistaan ja ammattitaitoaan oman työtehtävänsä ja koko organisaationsa toiminnan kehittämiseen eteenpäin”, Pekka Heikkilä sanoi.

Finance Forum 2017 katsoi myös tulevaisuuteen. Lue, mitä tapahtumassa keskusteltiin alustataloudesta ja digitalisaation toisesta vaiheesta.

Mikä toimii, mikä ei? Kuuntele hankinnan ajankohtaisia trendejä, haasteita ja ratkaisuja käsittelevä webinaarimme tai lataa tuore kyselytytkimus, joka kartoitti eurooppalaisten hankintaprosessien nykytilaa ja tulevaisuuden näkymiä.