OpusCapita selvitti terveydenhuollon hankintakäytäntöjä: Eniten kehitettävää tilaamisen sujuvuudessa ja operatiivisessa ostamisessa

27. marraskuuta 2017

Tilaamisen ja ostamisen hankaluus vaikeuttavat osastonhoitajien ja keskitetyn hankintatoimen arkea keskussairaaloissa, sairaanhoitopiireissä ja muissa terveydenhuollon organisaatioissa. Tämä käy ilmi OpusCapitan haastattelututkimuksesta, jolla selvitettiin julkisten ja yksityisten terveydenhuolto-organisaatioiden hankinta-, tilaus- ja ostokäytäntöjen nykytilaa.

Valtaosa eli 63 prosenttia vastaajista kertoi, että tilaamisen ja ostamisen prosesseissa ja käytännöissä on vaiheita, jotka ovat kankeita ja vievät aikaa. Heikkouksiksi koettiin erityisesti tilaamisen manuaalisuus ja esimerkiksi paperitilausten tekemiseen kuluva aika, ostopaikkojen liian suuri lukumäärä sekä hankaluudet oikean tuotteen löytämisessä.

”Vastaukset kuvaavat hyvin tilannetta, joka on tuttu organisaatioissa myös terveydenhuoltosektorin ulkopuolella. Hankintaosaston tekemää työtä arvostetaan yleisesti ja koetaan, että ammattimainen hankinta luo hyvät puitteet operatiiviselle ostamiselle. Käytännössä tilaamisen prosessit eivät välttämättä kuitenkaan ole suoraviivaisia ja tehokkaita, jolloin ostamisesta tulee hankalaa ja monimutkaista”, Solution Consultant Sami Grönroos OpusCapitalta kommentoi tutkimustuloksia.

Tilausprosessin optimointi nousikin tutkimuksessa selvästi esiin terveydenhuollon hankintaketjun osa-alueena, jossa on tällä hetkellä eniten kehitettävää. Kehityspainetta kohdistuu myös ostokustannusten pienentämiseen, toimitusriskin hallitsemiseen sekä väärinkäytösten estämiseen ja läpinäkyvyyden lisäämiseen.

Toiveissa sujuva tilaaminen ja ostaminen
Terveydenhuollon organisaatioissa työskentelevät kokevat, että tilaamisen työkaluissa ja niiden tarjoamissa toiminnallisuuksissa on parantamisen varaa. 40 prosenttia vastaajista ilmoitti olevansa tyytyväinen käytössään oleviin tilaamisen työkaluihin. Vastaavasti 27 prosenttia vastaajista kertoi olevansa organisaationsa työkaluihin tyytymätön, osittain tyytyväisiä oli 17 prosenttia vastaajista.

Puolessa tutkimukseen osallistuneista organisaatioista on käytössä sähköinen tilausjärjestelmä. Kolmannes vastaajista kertoi käyttävänsä tilaamiseen sähköpostia.

”Tilaaminen ja ostaminen kuuluvat organisaatiossa tyypillisesti useille eri henkilöille. Monet vastaajista korostivat erityisesti työkalujen käyttäjäystävällisyyttä – he toivovat, että järjestelmä ohjaisi ja auttaisi käyttäjiä eteenpäin tilausprosessissa samalla tavalla mihin on totuttu kuluttajaverkkokaupoissa. Lisähyöty on, että ostaminen on näin myös kontrolloitua ja hankinta voi varmistua, että tilaukset tehdään sopimustoimittajilta ja että muita vaatimuksia noudatetaan”, Grönroos sanoo.

PEPPOL vauhdittaa terveydenhuollon hankinnan muutosta
Käynnissä olevan sote-uudistuksen lisäksi yksi ajankohtaisista terveydenhuollon muutoksen ajureista on uusi EU-tason lainsäädäntö, joka velvoittaa julkisen sektorin organisaatiot paitsi lähettämään ja vastaanottamaan sähköisiä laskuja myös noudattamaan tiettyjä sähköisen hankinnan prosesseja jo vuoden 2018 loppuun mennessä.

”86 prosenttia terveydenhuollon hankintatutkimukseen vastaajista ei ollut kuullutkaan PEPPOLista. Eurooppalainen sähköisen laskutuksen ja hankinnan verkosto kasvaa tällä hetkellä vauhdilla ja voi osaltaan mullistaa myös organisaatioiden hankinnasta maksuun -toimintoja. Esimerkiksi Isossa-Britanniassa julkinen terveydenhuoltopalvelu NHS sähköistää sekä hankintaansa että laskutustaan ja on valinnut käyttöön PEPPOLin mukaiset standardit”, Sami Grönroos huomauttaa.

Keväällä 2017 toteutettuun haastattelututkimukseen osallistui 32 terveydenhuollon toimijaa julkiselta ja yksityiseltä sektorilta, esimerkiksi keskussairaaloista, sairaanhoitopiireistä sekä yksityisistä yrityksistä kuten lääkäriasemilta. Terveydenhuollon hankinta-, osto- ja tilauskäytäntöjä selvittäneen tutkimuksen toteutti OpusCapitan toimeksiannosta Funnel.

---

Lataa terveydenhuollon hankinta-, osto- ja tilauskäytäntöjä selvittäneen tutkimuksemme tulokset täältä.

Lue lisää, miten OpusCapita voi auttaa sinun organisaatiosi hankinta-, osto- ja tilausprosessit huippukuntoon.