Valtiokonttori ja OpusCapita vauhdittavat valtion virastojen laskujen sähköistymistä

28. huhtikuuta 2017

Valtion virastot ja laitokset haluavat lähettää kuluttajille entistä useammin verkkolaskun perinteisen paperilaskun sijasta. Viime vuonna valtion virastot ja laitokset lähettivät yhteensä 9,4 miljoonaa myyntilaskua, joista verkkolaskuja oli 21 prosenttia. Tavoite on, että vähintään 30 prosenttia valtion lähettämistä laskuista on verkkolaskuja vuoden 2017 loppuun mennessä.

Keijokettunen (2)”Tämä kasvu helpottaisi laskujen käsittelyä vastaanottajan päässä ja toisi valtiolle myös noin puolen miljoonan euron säästöt laskujen käsittely- ja lähetyskuluissa”, kertoo Valtiokonttorin maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen.

”Yritykset ovat voineet valita verkkolaskun valtion virastoilta jo aikaisemmin. Nyt valtaosalla virastoista on valmius lähettää verkkolaskuja myös kuluttajille, ja loputkin aloittavat kuluttajien verkkolaskutuksen kesällä 2017.”

Yhä useampi kuluttaja toivoo Kettusen mukaan verkkolaskua, kuten monet yritykset sekä valtion virastot itsekin. Syynä on yksinkertaisesti verkkolaskun käsittelyn helppous.

Kuluttajat ovat voineet jo usean vuoden ajan vastaanottaa verkkolaskuina Liikenteen turvallisuusvirasto Trafin ajoneuvoverot, Viestintäviraston radiotaajuusmaksut sekä Verohallinnon kiinteistöverot ja jäännösverot. Esimerkiksi Trafin verkkolaskutus kasvoi 9 prosenttia vuonna 2016. Verohallinto lähetti 400 000 veroa verkkolaskuina samana vuonna.

Nyt verkkolaskumahdollisuutta tarjoavat kuluttajille muun muassa ELY-keskukset, Museovirasto, Opetushallitus, Patentti- ja rekisterihallitus, Puolustushallinnon rakennuslaitos sekä Tilastokeskus.

OpusCapita on ollut valtion laskujenvälityskumppani 2000-luvun alkuvuosista lähtien ja välittää valtion virastojen ja laitosten kaikki myynti- ja ostolaskut sähköisinä laskuina tai paperilla postissa. Yhteistyössä on edistetty sekä lähtevän että saapuvan laskuliikenteen sähköistämistä.

Verkkolaskut tukevat sähköistä asiointia

”Verkkolaskujen osuus valtion myyntilaskuista on kasvanut viime vuodet tasaisesti. Virastot, joiden asiakkaat ovat pääosin yrityksiä, ovat onnistuneet sähköistämään laskutustaan enemmän kuin ne, joiden asiakaskunta muodostuu pääosin kuluttajista”, Keijo Kettunen kertoo.

Esimerkiksi Finanssialan Keskusliiton tutkimus osoittaa kuluttajaverkkolaskun suosion olevan kasvussa: 70 prosenttia kuluttajista, jotka käyttivät verkkopankkia muutenkin laskujen maksamiseen, vastaanotti verkkolaskuja vuonna 2015. Vuonna 2008 verkkolaskuja sai vasta 15 prosenttia kuluttajista.

Laskuttavalle virastolle verkkolasku on paperilaskua edullisempi, nopeampi ja turvallisempi välitysmuoto. Yritykset voivat vastaanottaa laskut sähköisinä suoraan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään ja automatisoida laskujen tarkastus- ja hyväksymisprosessin. Kuluttajille verkkolasku on ajasta ja paikasta riippumaton tapa maksaa lasku helposti ja virheettömästi. Lisäksi verkkolasku on neljä kertaa ilmastoystävällisempi kuin paperilasku.

”Sähköisellä laskulla kaikki maksun tiedot ovat valmiina. Tämä auttaa varmistamaan tehokkaan saapuvan rahan käsittelyn ja vähentää manuaalista työtä. Jos tiliotetapahtumalla on virheellinen maksuviite tai jos viite puuttuu kokonaan, sen käsittelystä aiheutuu lisätyötä”, Kettunen toteaa.

Tulojen käsittelyn tehostaminen ja automatisointi on tärkeä kehityskohde valtionhallinnossa. Suurimman osan talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista valtion virastoille ja laitoksille tuottaa keskitetysti Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet.

”Verkkolaskujen määrän kasvattaminen on yksi askel kohti hallitusohjelmaankin kirjattua tavoitetta valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuuden nostamiseksi. Julkisia palveluja kehitetään käyttäjälähtöisesti ja ensisijaisesti digitaalisiksi. Sähköiset laskut tukevat myös tätä toimintamallia.”

Miljoonasta ostolaskusta jo 90 % sähköisiä

Valtion virastoihin ja laitoksiin saapuu vuosittain reilu miljoona ostolaskua, joista valtaosa – yli 90 prosenttia – on jo verkkolaskuja. OpusCapita huolehtii myös jäljelle jäävien paperilaskujen digitoinnista ja välittää kaikki saapuvat laskut sähköisessä muodossa valtionhallinnon ostolaskujen käsittelyjärjestelmään. Järjestelmää käyttävät Palkeet sekä valtion virastot.

”Valtio on jo vuosia edellyttänyt toimittajiltaan verkkolaskuja tehostaakseen ja automatisoidakseen ostolaskujen käsittelyprosessia. Suomessa on hyvin toimiva sähköisen laskutuksen infrastruktuuri, joka palvelee sellaisenaan sekä julkista sektoria että yrityksiä. Tämä on vauhdittanut siirtymää paperilaskuista verkkolaskuihin yritysten välisessä laskutuksessa”, Keijo Kettunen sanoo ja toivoo, että valtion toimet kuluttajaverkkolaskun edistämiseksi antavat samalla tavalla vauhtia kuluttajien verkkolaskutukseen yksityisellä puolella.

Hän toteaa, että valtion virastot ja laitokset ovat jo valmiita vuoden 2018 aikana voimaan tulevaan EU-direktiiviin, joka edellyttää muun muassa, että julkisen sektorin pitää pystyä vastaanottamaan vähintään direktiivissä mainittujen verkkolaskustandardien mukaisia laskuja. OpusCapita on myös liittänyt valtion virastot ja verkostot eurooppalaiseen PEPPOL-verkostoon (Pan-European Public Procurement Online), jonka tavoite on helpottaa rajat ylittävää sähköistä hankintaa ja laskutusta toimittajien ja julkisen sektorin välillä Euroopassa.

”Sähköisillä laskuilla ja hankinnalla sekä niiden mahdollistamalla automaatiolla hankinnasta maksuun ja tilauksesta perintään -prosesseissa on keskeinen rooli digitalisoituvassa yhteiskunnassa.”

›› Lue lisää valtion verkkolaskutuksesta.
›› OpusCapita vei valtion virastot ja laitokset eurooppalaiseen PEPPOL-verkostoon.