Palkka-asiantuntija ja ohjelmistorobotti – palkanlaskennan lyömätön työpari

OCJ 2 2015 Robotics Turku 9013OpusCapitan palvelukeskuksissa asiakkaiden palkka- ja talousprosesseista huolehtii tehokas työpari: ammattitaitoinen palkka-asiantuntija ja ohjelmistorobotti.

”Ohjelmistorobotiikka nostaa perinteisen taloushallinnon ulkoistuspalvelun uudelle tasolle. Robotiikka-automaation avulla pystymme tarjoamaan entistä laadukkaampaa ja tehokkaampaa palkanlaskentaa yrityksille. Samalla voimme keskittyä yhä enemmän työhön, joka vaatii asiantuntemusta, mitä asiakkaamme arvostavat”, tuotepäällikkö Tuija Karhula OpusCapitasta sanoo.

Palkkahallinnon ulkoistaminen on ajankohtainen aihe monessa yrityksessä. Palkanlaskenta nousi kärkisijoille, kun yrityksiltä Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Saksassa kysyttiin, mitä talouden prosesseja ne suunnittelevat ulkoistavansa lähivuosina.  Karhula toteaa, että yritysten keskeiset tavoitteet eivät liity ainoastaan kustannusten pienentämiseen, vaan entistä enemmän juuri laadun parantamiseen ja prosessien kehittämiseen.

”Palkkahallinto on sopiva ympäristö sovellusroboteille. Virheettömyys ja oikea-aikaisuus ovat palkkaprosesseissa erityisen tärkeitä, ja samalla palkanlaskenta vaatii laajaa tietämystä ja erityisosaamista esimerkiksi toimiala- ja maakohtaisista säädöksistä ja sopimuksista.”

OpusCapitassa ohjelmistorobotit tekevät esimerkiksi tietojen tarkistamiseen, vertailemiseen ja siirtämiseen järjestelmien välillä liittyviä tehtäviä, jotka ovat aikaisemmin vaatineet manuaalista työtä.

”Robotit eivät väsy eivätkä tee virheitä, vaan suorittavat nämä rutiinit tasalaatuisesti ja nopeasti. Palkka-asiantuntijoillemme jää enemmän aikaa keskittyä tehtäviin, joissa heidän kokemustaan todella tarvitaan: palkkaprosessien ja toimintatapojen jalostamiseen ja asiakaspalveluun”, Tuija Karhula sanoo.

Jatkuvasti parempi palkkaprosessi

Ohjelmistorobotit aloittivat työt ensimmäisenä OpusCapitan Turun palvelukeskuksessa alkuvuodesta 2015. Pilottihanketta palvelukeskuksessa vetänyt Merja Suutari kertoo, että automatisoitavaksi valittiin rutiineja, jotka toistuvat päivästä toiseen samanlaisina ja jotka ovat toisaalta työläitä ja puuduttaviakin.

Ohjelmistorobotti muun muassa käsittelee asiakkaan erp-järjestelmän tuottamat tiedot muuttuneista palvelusuhteista ja siirtää ne palkkajärjestelmään sekä laskee työntekijöiden kokemusvuodet monimutkaisten sääntöjen mukaan.

”Emme osanneet aluksi ajatella, mihin kaikkeen ohjelmistorobotti pystyisi. Tunnistamme nyt koko ajan uusia tehtäviä, joissa robotit voisivat avustaa. Tämä on käynnistänyt palkkaprosessin jatkuvan parantamisen”, Suutari kertoo.

Esimerkiksi ensivaiheessa robotti seuloi erp-järjestelmän joka aamu saapuvasta raportista palkkatietoihin tulleet muutokset valmiiksi listaksi palkka-asiantuntijoiden käsiteltäväksi. Myöhemmin robotille luotiin uusia sääntöjä, joiden mukaan se nyt myös tarkistaa ja tallentaa muutokset suoraan palkkajärjestelmään. Ohjelmistorobotiikkaa käytetään nyt jo myös OpusCapitan muissa palvelukeskuksissa. Robottien tehtäviin kuuluu muun muassa tarkistaa, että ilmoitetut sairauspoissaolot täsmäävät työaikakirjanpitoon sekä täyttää sairauslomiin liittyviä hakemuksia sairauskassaa tai Kelaa varten.

Lisää tehokkuutta ja aikaa aivotyölle

Palkka-asiantuntija Laura Mäkinen sanoo ohjelmistorobotin olevan erittäin hyvä apulainen.

OCJ 2 2015 Robotics 902”Se säästää aikaa päivittäisessä työssä ja auttaa parantamaan oman työn laatua. Robotti nappaa sellaisetkin pienet virheet, jotka voivat suuria tietomääriä käsiteltäessä mennä omien silmien ohi. Jälkikäteen virheiden selvittely on aina työlästä”, Mäkinen sanoo.

Ohjelmistorobottien avulla ulkoistetun palkkaprosessin tehokkuus parantuu tyypillisesti 30 %. Jos palkanlaskennassa on yrityksen omassa organisaatiossa ollut paljon manuaalisia työvaiheita, luku voi olla huomattavasti tätä suurempi.

Laura Mäkinen ja 20 vuotta palkanlaskennan parissa työskennellyt Merja Suutari suhtautuvat automaation lisääntymiseen palvelukeskuksessa tyynesti.

”Totta kai muutos huolettaa ja aiheuttaa paljon keskustelua. Toisaalta tietokoneet, järjestelmät ja automaatio ovat muuttaneet ja tehostaneet työtä koko minunkin urani ajan askel kerrallaan”, Suutari huomauttaa.

Palkkahallinnon ammattilaisina he näkevät ohjelmistorobotiikan lisäävän työn mielekkyyttä. Asiantuntemusta tarvitaan, kun roboteille määritellään säännöt, joiden mukaan tehtävät suoritetaan.

”Kukaan ei lopulta kaipaa toistuvia, tylsimpiä rutiineita. Entistä automatisoidummat prosessit tarkoittavat, että pystyn ratkaisemaan myös mahdolliset ongelmatilanteet aiempaa nopeammin. Aivotyölle jää enemmän aikaa”, Mäkinen sanoo.

›› Lue lisää palkanlaskennan ulkoistuspalvelustamme.

›› Haluatko tietää enemmän ohjelmistoroboteista palkanlaskennassa? Katso videomme!


Posti Group: jaetaan hyöty koko toimitusketjulle
Palkka-asiantuntija ja ohjelmistorobotti – palkanlaskennan lyömätön työpari
Toimittajarahoitus: Kaikki hyötyvät
Talousjohtajasta tuli muutosjohtaja