Täsmälääke toimistorutiineihin vapauttaa aikaa potilaalle

PSHP Silmakeskus1Tampereen yliopistollisen sairaalan sekä Valkeakosken ja Vammalan aluesairaaloiden poliklinikoilta lähtee päivittäin jopa 1 300 kutsukirjettä tutkimukseen tai toimenpiteeseen potilaille, joilla on lähete erikoissairaanhoitoon. Kun Pirkanmaan sairaanhoitopiiri sähköisti potilaskutsujen lähettämisen, se vapautti huomattavasti aikaa papereilta potilaille.

”Yhden kutsukirjeen käsittely ja lähettäminen vei hoitajan aikaa aikaisemmin noin viisi minuuttia. Nykyisin prosessi kestää puoli minuuttia kutsua kohti. Aineistot lähtevät meiltä sähköisesti OpusCapitan iPost-palveluun, missä ne käsitellään ja toimitetaan perille”, projektisuunnittelija Eija Tuominen Pirkanmaan sairaanhoitopiirin hallintopalvelukeskuksesta sanoo.

Julkisen sektorin toimialajohtaja Ray Byman OpusCapitasta kertoo, että vastaavat valmiit konkreettiset ratkaisut jokapäiväisiin ongelmiin kiinnostavat nyt terveydenhuollon toimijoita.

”Monessa organisaatiossa odotellaan, millaiseksi sote-uudistus lopulta muodostuu, eikä isoihin järjestelmähankkeisiin oman toiminnan tehostamiseksi sen vuoksi nyt haluta ryhtyä. Kuitenkin tarve saavuttaa säästöjä ja kehittää sekä työn tuottavuutta että innostavuutta on jatkuva.”

Asiakirjojen käsittelyyn liittyvien manuaalisten työvaiheiden ulkoistus nähdään Bymanin mukaan helppona ja nopeana keinona sähköistää omia prosesseja. OpusCapitan iPost-ratkaisun avulla organisaatiot voivat toimittaa yhden käyttöliittymän kautta sähköisesti lähtevät dokumenttinsa vastaanottajille kaikkiin kanaviin. Digitointipalvelun avulla paperiasiakirjojen sisältämät tiedot saadaan osaksi sähköistä työnkulkua.

”Manuaalisia toimistorutiineita voidaan automatisoida myös ohjelmistorobotiikalla, jonka hyödyntämisestä meillä on jo hyviä käytännön kokemuksia talous- ja palkkahallinnon tehtävistä. Terveydenhuollossa on paljon hallinnollisia tehtäviä, jotka liittyvät esimerkiksi tiedon syöttämiseen, siirtämiseen ja vertailemiseen tietojärjestelmien välillä. Ne sopivat erinomaisesti ohjelmistoroboteille.”

Työaikasäästöjä ja tietoturvaa

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri otti OpusCapitan iPost-palvelun käyttöön osana kutsukirjeuudistusta, jossa yksiköiden toimintatapoja yhdenmukaistettiin. Palvelu on käytössä Tampereen yliopistollisessa sairaalassa, Valkeakosken aluesairaalassa ja Vammalan aluesairaalassa.

”Aikaisemmin aikoja varaavat työntekijät tulostivat ja kuorittivat kutsut itse ja toimittivat ne lähetille, joka vei ne edelleen postitettavaksi. Kutsuihin tarvitaan usein erilaisia liitteitä ja lomakkeita, esimerkiksi ohjeita tiettyyn tutkimukseen valmistautumiseen tai sairaala-alueen kartta. Ne eivät aina olleet ajantasaisia, kun jokainen lisäsi kopioita omista arkistoistaan. Nyt koko prosessi on sähköinen ja tarvittavat liitteet saadaan suoraan tietojärjestelmästämme”, Eija Tuominen kertoo.

iPost on integroitu Pirkanmaan sairaanhoitopiirin potilastietojärjestelmään. Samalla kun potilaalle varataan tutkimus- tai toimenpideaika, laaditaan kutsukirje, joka lähetetään iPostin tuotantoprosessiin. OpusCapita toimittaa kirjeen vastaanottajalle tämän valinnan mukaan joko paperikirjeenä tai sähköisten kanavien kautta. Kaikki lähetetyt dokumentit tallennetaan sähköiseen arkistoon.

”Arkisto lisää turvallisuutta ja läpinäkyvyyttä: voimme helposti jälkikäteen tarkistaa, millainen kutsu on lähetetty, milloin se on lähetty ja mitä liitteitä kutsukirje on sisältänyt. Sähköinen prosessi auttaa vähentämään myös tietoturvariskejä. Esimerkiksi mahdollisuus virheisiin pienenee, kun emme itse tulosta kirjeitä ja liimaa osoitetarroja manuaalisesti.”

Oma prosessi sähköiseksi, vaikka paperi pitää pintansa

Myös Vaasan sairaanhoitopiirissä toimistorutiineita on tehostettu OpusCapitan avulla. Vaasan keskussairaalan yksiköt ovat lähettäneet potilaskutsut ja -laskut sähköisesti iPostilla jo kuuden vuoden ajan. Hyväksi havaittu toimintatapa otettiin tänä kesänä käyttöön myös epikriisien eli hoitotiivistelmien postittamisessa.

Vaasan sairaanhoitopiirin talouspäällikkö Lena Nystrand toteaa, että palvelun avulla potilaslaskujen lähettäminen onnistuu talousosastolla sähköisesti, vaikka valtaosa terveydenhuollon asiakkaista haluaa vastaanottaa laskunsa yhä perinteisesti paperilla.

”Paperilaskut säilyvät vaihtoehtona vielä pitkään, vaikka sähköiset palvelut yleistyvätkin. Säästämme aikaa ja työtä ja sitä kautta myös kustannuksia, kun kirjeiden manuaalinen käsittelytyö jää meiltä itseltämme pois.”

Vaasan sairaanhoitopiiri lähetti potilaslaskutusjärjestelmään integroidun iPostin kautta vuonna 2014 reilut 116 000 potilaslaskua.

”Palvelu tukee oman toiminnan kehittämistä sekä talousosastolla että operatiivisissa yksiköissä. Pystymme toimimaan hajautetusti, mutta yhdenmukaisesti. Lisäksi hoitajat ja sihteerit saavat keskittyä ydintehtäviinsä, mikä varmasti lisää työn mielekkyyttä”, Lena Nystrand sanoo.


Tuore yrityskuvatutkimus: OpusCapita ICT-alan kokonaistoimittajana kärkiryhmässä
Täsmälääke toimistorutiineihin vapauttaa aikaa potilaalle
Uusi hankinnasta-maksuun -ratkaisu: automatisoitu ostokatalogi