Sato rakentaa saumatonta hankinnasta maksuun -ketjua

Bez Nazwy 1Asuntosijoitusyhtiö Sato Oyj:llä on selkeä tavoite: ennustettava ja läpinäkyvä prosessi hankinnasta maksuun. Kumppani prosessin kehittämisessä on OpusCapita, joka huolehtii Saton ostoreskontrapalveluista.

”Perustimme uuden hankintatiimin, ja samalla haimme tehokkaita toimintatapoja ostolaskujen käsittelyyn ja kierrätykseen. Tavoite on lopulta mahdollisimman pitkälle viety laskujen automaatio. Se toteutuu vain, jos kehitämme prosessia sekä hankinnan että talouden näkökulmasta”, Sato Oyj:n hankintapäällikkö Yaron Nadbornik sanoo.

Sato siirsi ostoreskontransa OpusCapitalle kesällä 2014. Kokonaisuuteen kuuluu ostoreskontrapalvelut ja -järjestelmät pilvipalveluna sekä prosessin kehittäminen. Alkuvuodesta 2015 Sato otti lisäksi käyttöön OpusCapitan kumppanin tarjoaman uuden hankintajärjestelmän.

”Valitsimme kumppaniksemme OpusCapitan, koska heillä oli kokonaisnäkemystä ja he pystyivät tarjoamaan tarpeisiimme sopivat järjestelmät ja palvelut nopeassa aikataulussa. Olen todella tyytyväinen heidän yhteistyökykyynsä ja joustavaan asenteeseen, jolla he tekevät töitä. OpusCapita räätälöi palvelukokonaisuutensa valmiiksi ja mietti, miten juuri me hyödymme siitä.”

Oikea-aikaisia päätöksiä

Sato saa laskuja kaikkiaan 1800 toimittajalta. Ostolaskuja hyväksyvät satolaisten lisäksi 40 Realia Management Oy:n isännöitsijää, jotka huolehtivat Saton kiinteistöjen isännöinnistä.

Ostoreskontrapalvelujen siirto OpusCapitalle on jo nopeuttanut ostolaskujen kiertoa, ja uudistetun prosessin toiminnallisuutta lisätään vielä muun muassa hankintatilausten ja ostolaskujen automaattisella täsmäytyksellä. Seuraava askel on ryhtyä noudattamaan ”no PO, no pay” -periaatetta. Jatkossa vain laskut, joissa on hankintajärjestelmän ostotilausviite, hyväksytään maksatukseen.

”Tämä sujuvoittaa hyväksymismenettelyä ja tuo laskujen hyväksyjille varmuutta. Aikaisemmin kiireisten ihmisten aika kului laskujen aiheellisuuden selvittelyyn. Nyt huomion voi kiinnittää sisältöön eli siihen, vastasiko saatu tuote tai palvelu sovittua, ja reklamaation tekemiseen tarvittaessa.”

Prosessin automaatio tukee Nadbornikin mukaan myös päätösten oikea-aikaisuutta: hankinnat perustellaan ja hyväksytään maksatukseen jo tilausvaiheessa, eikä oston järkevyyttä lähdetä selvittämään vasta kun lasku on jo työpöydällä. Järjestelmällisellä toimintatavalla on vaikutus myös toimittajasuhteisiin. Viivästyksiä maksuissa ei enää tule, kunhan laskut sisältävät prosessin vaatimat tiedot.

Lue koko case täältä.

Sato Oyj on Suomen johtavia asuntosijoitusyhtiöitä. Saton omistuksessa on yhteensä yli 24 200 vuokra-asuntoa Suomessa pääkaupunkiseudulla, Tampereella, Turussa, Oulussa ja Jyväskylässä sekä Venäjällä Pietarissa. Sijoitusomaisuuden arvo on noin 2,5 miljardia euroa. Sato-konsernin liikevaihto on 312 miljoonaa euroa ja konserni työllistää keskimäärin 165 henkilöä.


Sato rakentaa saumatonta hankinnasta maksuun -ketjua
OpusCapita uudistaa laskujen ulkoasua