Hankinta, talous ja rahoitus kaipaavat Rajat rikkovaa yhteistyötä

Finance Forum EmailfiHankinnasta maksuun -prosessin sujuvuus on monessa yrityksessä nyt suurennuslasin alla. Yritysten toimitusketjut ulottuvat yhä laajemmalle samalla kun vaatimukset läpinäkyvyydestä, toimitusvarmuudesta ja tuotantokustannusten optimoinnista kasvavat.

SATOn hankintapäällikkö Yaron Nadbornik, ABB:n talousjohtaja Anders Nordström sekä Metsä Groupin rahoitusjohtaja Kimmo Helle ovat yhtä mieltä siitä, että yritysten hankinnan, maksamisen ja kassanhallinnan kehittämiseen tarvitaan toimintojen rajat ylittävää yhteistyötä sekä järjestelmiä, rajapintoja ja automaatiota. Kolmikko keskusteli aiheesta OpusCapitan Finance Forumin paneelikeskustelussa.

”Digitalisaatio ja automaatioasteen nostaminen tukitoiminnoissa, erityisesti taloushallinnossa, ei onnistu kovin pitkälle vain yhden toiminnon osalta, vaan kehityksen on tapahduttava koko prosessissa, ja myös liiketoiminnan on oltava siinä mukana. Esimerkiksi sähköisten ostolaskujen osuutta on muuten hankala kasvattaa”, Anders Nordström sanoo.

ABB keskittää parhaillaan konsernin taloustoimintoja nykyisistä 36 maakohtaisesta taloushallintokeskuksesta kahteen globaaliin ja neljään alueelliseen keskukseen. Samalla myös hankintatoimi ja hankinnan transaktiot keskitetään. Nordström toteaa, että muutos on osa maailmanlaajuista toimihenkilötyön tehostamisohjelmaa.

”Seuraavaksi automaatio poistaa vaiheet, jotka nyt hidastavat prosesseja. Pyrkimys on lopulta mahdollisimman automaattiseen maksamiseen: jos ostotilaus on hyväksytty asianmukaisesti, toimitus vastaa tilausta ja lasku toimitusta, miksi laskua ei voisi myös maksaa automaattisesti.”

Sujuvaa ostamista yrityksille

Kimmo Helle toteaa, että ostamisen ja maksamisen sujuvuudessa kuluttajat ovat menneet selvästi yritysten ohi. Hän uskoo, että lähivuosien suurimmat muutokset tapahtuvat juuri yritysten maksuliikenteessä esimerkiksi blockchain-teknologian kehittyessä.

”Kuluttajina voimme tilata lenkkarit verkkokaupassa kotiovelle vaikka Kiinasta ja maksaa näppärästi luottokortilla. Mutta yrityksenä emme voi myydä yhtä ketterästi kontillista sahatavaraa Kiinaan, koska siihen ei ole toimivia välineitä”, hän kärjistää.

”Yrityksissä kehitys on jumiutunut olemassa olevien toimintatapojen kuten ostolaskujen hyväksymiskierrosten tehostamiseen. Sen sijaan tarvittaisiin keinoja ajatella uusiksi koko prosessi. Esimerkiksi meillä on jo monilla SEPA-markkinoilla käytössä suoraveloitus, direct debit, joka poistaa tarpeen tarkastuksille laskuvaiheessa.”

Lisääntyvä maksamisen automaatio sekä jatkuvasti kasvava petosriski korostavat myös master datan hallinnan tärkeyttä.

”Meillä on konsernissa yhteinen taloushallinnon erp-järjestelmä kaikille liiketoiminnoille. On hyvin tarkasti harkittava prosessit, joilla master dataa käsitellään ja esimerkiksi toimittajien tilitietoja järjestelmässä hallitaan,” Helle sanoo.

Muutosjohtamisen paikka

Finance Forum 2016 FiSATO uudisti hankinnasta maksuun -prosessiansa pari vuotta sitten ja otti muun muassa käyttöön uuden hankintajärjestelmän. Yaron Nadbornik toteaa, että järjestelmät ja yhteiset tietovarastot sekä kattava raportointi ovat edellytyksiä sille, että hankinta saa todellisen näkyvyyden siihen mitä ja millä hinnalla organisaatio ostaa.

”Ja se, että ihmiset käyttävät järjestelmiä on välttämättömyys. Kehittämishankkeemme vaikutti ensin pelkältä järjestelmäuudistukselta. Vaaditaan kuitenkin paljon muutosjohtamista, jotta saadaan ihmiset sitoutumaan ja ymmärtämään, miksi uudet toimintatavat ovat välttämättömiä ja miten ne tuovat tehokkuutta koko organisaatiolle.”

”Samalla syntyy läpinäkyvyyttä, joka mahdollistaa hankinnan kehittämisen ja entistä avoimemman toimittajayhteistyön,” Nadbornik toteaa.

Finance Forumissa keskusteltiin myös digiajan riskienhallinnasta ja maksupetoksista


Billentis-raportti povaa sähköisen laskutuksen ja hankinnan läpimurtoa Euroopassa
Hankinta, talous ja rahoitus kaipaavat Rajat rikkovaa yhteistyötä
Itävallan rautatiet otti käyttöön automaattisen hankinnan