Itävallan rautatiet otti käyttöön automaattisen hankinnan

Oebb CF027199 EmailItävallan liittovaltion rautatiet (ÖBB) on Itävallan suurin kuljetuspalvelu. Sen hankintaosasto toteutti hiljattain merkittävän uudistuksen automatisoimalla koko konsernin hankintaprosessin. Kaikki 39 500 työntekijää voivat nyt käyttää sähköistä tilausalustaa, työskentelivät he sitten toimistossa tai mobiilisti. Hankkeen keskeisiä vaiheita oli univormujen ja suojavaatteiden tilausjärjestelmän käyttöönotto.

ÖBB valitsi hankkeen toteuttajaksi jCatalogin, joka on osa OpusCapitaa.

”jCatalog on tukenut meitä erinomaisesti, ja olemme onnistuneet tavoitteessamme vähentää byrokratiaa ja parantaa käytettävyyttä työntekijöiden kannalta. jCatalog toimitti meille erittäin hyvin tarpeisiimme sopivan alustan, jolla kunnianhimoinen projektimme toteutettiin”, kommentoi Anton Bruckner, Category Manager IT, ÖBB-Holding AG.

Hankintaosaston tilanne

ÖBB:n hankintaosasto koordinoi ja valvoo konsernin kaikkia hankintaprosesseja ja koko ostotoimintaa. Hallittava kokonaisuus on laaja: toimittajahallinnassa on noin 10 000 toimittajaa ja 2 500 sopimusta, ja työntekijöiden tilausvalikoimassa on 650 000 erilaista tuotetta 750 eri tuoteryhmässä.

Ratkaisu

Mobile Genehmigung 1151Uuden alustan ansiosta työntekijät voivat tilata tarvitsemansa varusteet entistä helpommin ja nopeammin. Esimerkiksi monivaiheinen hyväksyntäprosessi on nyt automatisoitu ja standardoitu. Suurin haaste liittyi laajojen tuoteryhmien esitystapaan ja tilaamiseen. Esimerkiksi univormuja ja suojavaatteita on saatavilla 30 eri kategoriassa, ja lisäksi useassa eri koossa ja värissä.

Paperilomakkeista järjestelmäpohjaiseen tilaamiseen siirtymisestä kerrottiin kaikille työntekijöille hauskalla tavalla: lyhyillä opasvideoilla. Videoista oli selvää hyötyä, sillä työntekijät ottivat alustan vastaan erittäin hyvin, kuten järjestelmän tilausmääristä kävi nopeasti ilmi.

Toteutus

Uniform 1152jCatalog toteutti hankintaalustan verkkopohjaisella Online Product Catalogilla (OPC), joka on tuotteiden ja palveluiden keskusportaali. Kaikki sopimusten mukaiset tilaukset perustuvat yhtenäiseen prosessiin. Hyväksymisprosessin ohella myös allekirjoitusprosessi on standardoitu. Dynaamiset haku-, suodatus- ja järjestelytoiminnot sekä valikkojen esitystapa tukevat järjestelmän intuitiivista käyttöä. ÖBB:n työntekijät voivat tilata univormunsa kätevästi milloin tahansa, myös mobiililaitteilla. Tilausoikeudet on tallennettu järjestelmään niin, että työntekijät voivat tilata univormuja ja suojavaatteita vain tehtäviensä ja heille määrättyjen kiintiöiden mukaisesti, eikä erillisiä valtuutuksia enää tarvita. OPC tukee järjestelmän käyttöä kohdennetuilla hakutuloksilla ja huomauttaa eroista edellisiin tilauksiin, jotta esimerkiksi väärä koko voidaan korjata heti.

Tilaukset allekirjoitetaan automaattisesti allekirjoitusalustalla ja lähetetään suoraan toimittajalle. Kun työntekijä on saanut varusteensa, hän vahvistaa vastaanoton yhdellä napsautuksella. Sen jälkeen toimitus ja vastaanotto kirjataan automaattisesti SAP-järjestelmässä. Osa varusteista löytyy valmiiksi varastosta, koska niitä tarvitaan usein ja nopeasti. Niiden osalta sisäinen lasku lähetetään suoraan varastosta.

Järjestelmä tukee myös konsernin ostohenkilöstöä. Erilaisia asiakirjoja on suuri määrä, muun muassa sopimuksia ja luetteloita, toimitusvahvistuksia, laskuja ja hyvityslaskuja. Asiakirjojen sähköistäminen vähentää hallinnollista työtä, ja automaattisen seurannan ansiosta ostoja voidaan yhdistää ja toisaalta toimittajien sopimuksenmukaisuutta valvoa paljon aiempaa helpommin.

Tulos

Monimutkaisten ja laajojen tuoteryhmien yksinkertaistettu hankintaprosessi on vähentänyt kustannuksia huomattavasti. Työntekijät voivat hankkia univormut ja työvälineet paljon aiempaa edullisemmin ja nopeammin. Järjestelmän tuottama data paljastaa synergiaetuja ja mahdollistaa toimittajien ja tilausten yhdistämisen, minkä ansiosta ÖBB voi myös optimoida sisäisiä liiketoimintaprosessejaan.


Billentis-raportti povaa sähköisen laskutuksen ja hankinnan läpimurtoa Euroopassa
Hankinta, talous ja rahoitus kaipaavat Rajat rikkovaa yhteistyötä
Itävallan rautatiet otti käyttöön automaattisen hankinnan