Automaatio suoristaa dokumenttiprosessien mutkat

OC Kimmo KauranenoldDigitalisaatio kiihdyttää vauhtia ja etenee nyt nopeammin kuin koskaan aikaisemmin. Yritykset ja organisaatiot, joiden liiketoimintaprosesseihin liittyy erilaisten asiakirjojen käsittelyä, ovat kuitenkin saaneet huomata, että paperidokumentit ja vanhat toimintatavat pitävät pintansa.

“Nämä yritykset tietävät hyvin, että vaikka uusi sähköinen maailma jo kehittyy rinnalle, jokapäiväisestä työstä paperilomakkeet ja -dokumentit eivät ole kadonneet ja että manuaalista työtä niiden käsittelemiseksi tarvitaan yhä, joskus paljonkin. Digitalisaation hyötyjä – tehokkuutta, läpinäkyvyyttä sekä ajan ja rahan säästöjä – ei ole saavutettu, vaikka monilla aloilla on edistytty huomattavasti”, arvioi Kimmo Kauranen, joka johtaa OpusCapitan Document and Transaction Processing -yksikköä.

Kauranen puhuu organisaatioista, jotka käsittelevät erilaisia hakemuksia ja anomuksia, myöntävät korvauksia, tukia tai lupia tai hallinnoivat lukuisia asiakassopimuksia. Tilanne on tuttu myös monissa valtionhallinnon organisaatioissa ja sairaanhoitopiireissä.

Esimerkiksi monet lomakkeet täytetään ja allekirjoitetaan yhä paperisina. Hakemusten käsittelyyn tarvitaan tietoja toisesta järjestelmästä ja ne pitää etsiä manuaalisesti. Asiakkaat haluavat saada asiakirjansa postitse, tai joissakin tapauksissa laki vaatii päätöksistä tiedottamista paperilla.

“Tällaiset vaiheet mutkistavat sähköisiksi aiottuja työnkulkuja. Oikeat työkalut ja ratkaisut auttavat ylittämään näitä esteitä ja muuttavat yritysten ja organisaatioiden omat prosessit niin sähköisiksi, paperittomiksi ja suoraviivaisiksi kuin mahdollista. Dokumenttiprosessien automaatio nopeuttaa käsittelyaikoja ja vähentää virheitä, mikä heijastuu myös yritysten ja organisaatioiden asiakkaiden tyytyväisyyteen.”

Vauhtia sähköisistä allekirjoituksista

OpusCapita tuo asiakkaidensa saataville kaksi uutta palvelua, jotka parantavat entisestään mahdollisuuksia dokumenttiprosessien automatisoimiseen: eSign-ratkaisu sähköiseen allekirjoittamiseen sekä Document Manager -palvelu dokumenttivirtojen automatisoimiseen.

“Käyttäjän varmalla sähköisellä tunnistautumisella on iso rooli erilaisten työnkulkujen automatisoimisessa. Se poistaa tarpeen liittää työnkulkuun fyysisiä dokumentteja allekirjoitettaviksi ja nopeuttaa näin huomattavasti esimerkiksi erilaisia hyväksymisprosesseja tai hakemusten läpimenoaikoja.”

Kauranen toteaa, että muuttuvassa ympäristössä sähköisten ja sujuvien dokumenttiprosessien tueksi tarvitaan kattavat ratkaisut paperisten asiakirjojen digitointiin, tiedon tallentamiseen, hallintaan ja rikastamiseen, järjestelmien integraatioihin sekä sähköiseen arkistointiin, samoin kuin asiakirjojen monikanavaiseen lähettämiseen ja vastaanottamiseen.

”OpusCapita on rakentanut dokumenttiprosessien automaatioon täyden palvelukokonaisuuden. Sen avulla voimme auttaa erilaisissa tilanteissa olevia yrityksiä ja julkisia organisaatioita sähköistämään prosessejaan ja hyödyntämään digitaalisuuden mahdollisuuksia pitkälle jo tänään.”

››› Lue tästä, miten Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus lyhensi lupaprosessinsa kuukausista päiviin lisäämällä automaatiota hakemusten käsittelyyn.


Hankinnasta maksuun -ketju vahvistuu: jCatalog on nyt osa OpusCapitaa
Automaatio suoristaa dokumenttiprosessien mutkat